10 прости съвета за представяне на сложна информация

Смятате ли, че трябва да представяте много данни на хора, които нямат същото ниво на знания или опит като вас?

Представянето на сложна информация може да бъде значително предизвикателство дори за най-опитния презентатор.

Независимо от темата, всички водещи споделят общата цел да гарантират, че поддържат интересна и ангажирана аудиторията си. Изключителните презентатори целят много повече; те искат публиката им да се чувства свързана с тях и тяхното послание. Те искат техните слушатели да запомнят ключовото си послание и след това да действат върху него.

Анжелика Димока, директор на Центъра за невронно вземане на решения в университета в Темпъл, ни казва, че когато хората достигат до информация, претоварват: „Те започват да правят глупави грешки и лош избор, тъй като мозъчният регион, отговорен за интелигентното вземане на решения, е напуснал помещенията.“

Това е всичко добре и добре, но когато имате задачата да споделяте сложна информация, поддържането й е просто не изглежда толкова лесно за повечето професионалисти

Дългогодишният опит и коучинг ни научиха, че това може да бъде далеч по-просто, отколкото си мислите.

Ето 10 прости съвета как да задържите вниманието на вашата аудитория, когато представяте по-предизвикателна информация:

1.Бъдете екскурзовод

Един страхотен екскурзовод ще:

- Никога не позволявайте да се изгубите

- Уверете се, че можете да ги чуете отзад

- Оживете фактите

- Разказвам ви истории

- Уверете се, че се наслаждавате

Ако изнесете презентацията си, сякаш сте екскурзовод, ще се уверите, че вашата публика ви следва всяка стъпка и никога няма да се опитва да измисли нещата за себе си.

2. Покажете им какво да гледат

Насочете вниманието на вашата аудитория към мястото, където искате да се съсредоточат. Ако искате очите им върху вас, натиснете бутона "B" в горната част на обиколката и изтрийте екрана.

Ако искате те да се съсредоточат върху нещо конкретно на екрана, достигнете до него и го докоснете.

Питате за проблеми и правите на аудиторията си страхотна услуга, ако имате твърде много информация на екрана. Уверете се, че показвате само това, което искате те да обърнат внимание и да си спомнят. Ако искате те да го погледнат, направете го голям и смел; не го оставяйте погребан в множество числа.

3. Спомняте ли си 3-те малки прасета, 3-те слепи мишки, 3-те мускетари?

Хората си спомнят нещата в „3“. Ние сме го направили още от малки деца и го правим и до днес, така че каквото и да се опитвате да кажете, дръжте го на 3 точки или по-малко.

Той работи за Стив Джобс, когато той представи iPad 2 през 2011 г. като „по-тънък, по-лек и по-бърз.“

4. Оцветете картина с надпис „на стойност хиляда думи“

Използвайте внимателно подбрани и завладяващи изображения, за да стимулирате визуалното учене, да задържите вниманието на вашата аудитория и да добавите въздействие върху думите си. Има причина, че старата поговорка издържа теста на времето, защото е толкова вярна.

Ако видите тон на цифри или текст на екрана и видите мощно изображение с едно голямо удебелено число върху него, кое от тях смятате, че ще запомните?

Използвайте ги, но правете това разумно, креативно и мощно.

5. Въпрос: Как ядеш слон?

A: „Една хапка наведнъж“. С други думи, не ги затрупвайте.

Що се отнася до представянето, по-малко винаги е повече, както по отношение на това, което казвате, така и на това, което показвате.

Разкрийте една идея или концепция наведнъж; не натъпквайте всичко на един слайд.

6. Разкажете им историята

Разкажете им историята, която стои зад данните, защо има значение и значението, което има за тях.

Наистина е трудно да дешифрирате дълги списъци с данни, докато слушате високоговорител, така че извлечете ключовите данни и го поддържайте просто и удебелено. Наистина не е нужно да им показвате всичко, точно това, което трябва да видят.

Данните без история са спорно скучни!

7. Вие сте презентацията: не вашите слайдове

PowerPoint слайдовете са проектирани да бъдат нищо повече от визуални помагала.

Не правете грешката, която много презентиращи правят и днес, и оставете техните визуализации да станат тяхно послание вместо себе си.

Използвани внимателно, визуалните помагала могат да бъдат изключително ценни, ако винаги имате предвид тяхното предназначение. Те са създадени на първо място, за да ви помогнат да подкрепите съобщението си, да вдъхнете малко живот в него и да подобрите въздействието на вашето послание върху вашата аудитория.

Ако вашият проектор или лаптоп спря да работи или сте оставили всичките си бележки във влака, все още трябва да можете да говорите, когато сте готови да представите. Въпросът е какво ще кажете?

Това е вашата презентация, а не вашите слайдове.

8. Попитайте 12-годишен

Едно от многото неща, които обичам в нашия бизнес е, че всяка индустрия, с която работим, изглежда има свой лексикон. Освен ако аудиторията ви не е изключително запозната с вашите индустриални езици, губите жаргона.

Ако се съмнявате, просто попитайте 12-годишна.

Ако го получат, тогава ще постъпи и вашата публика.

9. Дръжте го подредено

С други думи, разграждайте слайдовете си:

- Използвайте възможно най-малко числа

- Придържайте се към една точка на слайд

- Разделяне на данни на няколко слайда

Много специалисти са казали, че е грешно да има твърде много слайдове и че трябва да използвате колкото се може по-малко. Това е причината няколкото слайдове, които имат, да са твърде заети.

Можете да използвате колкото искате слайдове, при условие че всеки от тях служи за ясна, уместна и мощна цел и не е просто там като част от вашия скрипт.

10. Мислете за билборд

Често виждаме сложни данни, придружени от скучни заглавия като „ефективност на продажбите“ или „тримесечна актуализация“.

След това такива заглавия са последвани от множество числа, което означава, че публиката няма представа откъде да започне да търси.

Помогнете им.

По същия начин имате само няколко секунди, за да прочетете билборд, когато шофирате, за да получите същността на съобщението, вашите слайдове трябва да направят същото.

„Продукт X превъзхожда с 28%“

„Как да уцелим целта на тази четвърт“

Сложната информация и данни, представени по грешен начин, са като бавно задушаване на вашата аудитория. Понякога информацията е наистина сложна, защото това е само естеството на темата, а друг път това е начинът, по който презентаторът се опитва да впечатли аудиторията си.

Така или иначе няма да ви благодарят, че сте ги накарали да работят прекалено усилено и те ще забравят по-голямата част от казаното в момента, когато излязат от вратата. Задачата на всеки водещ е да предава сложна информация по кратък, смислен и ангажиращ начин.

Знайте какво движи аудиторията ви, направете го лично за тях и най-важното се съсредоточете върху впечатляването им, като направите разлика, а не да ги заслепявате с данни.

Ако тази статия ви е вдъхновила да научите малко повече за това колко ефективни са вашите презентационни умения, може да искате да разгледате нашите страници за обучение на презентации и коучинг на презентации, за да видите как можем да сме в състояние да ви помогнем. В нашия учебен център ще намерите и много полезна наистина „безплатна“ информация.

Изображение: С любезното съдействие на istockphoto.com