Коронавирус и отдалечена работа - Как да започнем?

Коронавирусът или CoVid-19 вече са взели своето участие и за съжаление не изглежда, че страните могат лесно да го съдържат. Освен жертвите и много неудобства, пандемията също бързо промени начина, по който взаимодействаме помежду си. Никакви доставки за контакт не са само един пример и вярвам, че подобни решения ще се увеличават, за да намалят потенциалното въздействие на всякакви подобни бъдещи случаи.

Какво можете да направите, за да сте сигурни, че бизнесът не спира?

Очевидната реакция на CoVid-19 е отдалечена работа за повечето компании. Но много малко предприятия са наистина опитни в това, повечето само започват и дори не знаят какво и как да правят. Предизвикателството разчита на организиране на отдалечена работа, като е напълно противоположно на това, за което сме били социализирани.

Ние сме изградени да взаимодействаме помежду си и по-голямата част от нашия бизнес е изграден върху създаване на доверие, като лично се срещаме и разговаряме един с друг. Стискане на ръце и усещане на жестовете. Ние от AbilityMatrix правим отдалечена работа през последните осем години и отдалечени продажби за предходните две години. Докато умишлено правим демонстрации, срещи от разстояние, ние натрупахме опит в поддръжката на технологии и как можете да имитирате (частично) физическо присъствие, да създавате доверие и дори да имате същото настроение като в същата стая.

Събрахме някои от нашите най-добри практики, разработени с години на отдалечена работа. Това включва технологии, поддържащи отдалечена работа и отдалечени продажби.

Основите

  1. Отдалечената работа не е 9–5. Отдалечената работа просто не работи по този начин. Задайте задачи и срокове, преценете необходимата работа и раздайте задачите.
  2. Да има правилно управление на задачите / управление на проекти / администрация. Хората не са в една и съща стая, така че координацията ще изисква допълнителни усилия. Да се ​​надяваме, че вече имате такава система. Ако не, това е чудесен момент да започнете с нещо. Най-малката стъпка може да бъде борда на Trello. Използваме Breeze за проследяване на проекти, задачи и часове. Там има много решения, като най-евтиното вероятно е Excel Sheet или файл в Google Sheets.
  3. Отдалечената работа може да ви изолира. Можете да получите самотна, може би дори депресирана, ако правите отдалечена работа за дълго. Бихме посъветвали да ходите по кафенета, места за coworking, дори и само за един ден, но поради CoVid, това не е най-правилното решение в момента. Това, което може да работи, от друга страна, е използването на раздора. Discord е платформата за онлайн игри, но може да бъде чудесна и за отдалечени отбори. Винаги можете да сте онлайн и това може да ви създаде усещането да сте в една и съща стая.
  4. Всяка среща или обаждане трябва да бъде видео разговор. Срещите лице в лице не могат да бъдат заменени. Просто не е същото, но видеообаждането е най-близкото, което можете да получите. Ако има проблем, който изисква повече от просто кратко текстово съобщение в канала за незабавни съобщения, направете видеообаждане. За хората е по-лесно да се изразяват, да гледат на мимиките, някои от невербалните сигнали.
  5. Ако имате видеообаждане, уверете се, че всички използват видео, а не само глас. Някои странични ситуации настрана е грубо да бъдете воайор - поне в началото на срещата.
  6. Правете ежедневни видео разговори. Всеки ден, като ежедневната готовност, правете кратко 10–15 минути разговор с вашия екип. Трябва да е отново видеообаждане. Той помага на вашия екип гел и като се има предвид, че е домашен офис за всички, и може да бъде добър начинаещ разговор. Вашето куче до вас, картина на стената или просто драперии. Опитайте се да дадете място за малки приказки и шеги.
  7. Имайте платформа за незабавни съобщения само за работни цели. Всеки има въпроси, които може да изискват бързи и незабавни отговори. Или просто не искате да пишете имейли. Ние използваме Slack за това и имаме специален канал, в който да вложите всичко, което искате. Всички останали канали са за дискусии, свързани с работа и проекти. И все пак в нашия „случаен“ канал можете да публикувате всичко от смешно до възмутително или просто шокиращо. Или вашите ежедневни проблеми, като как мога сам да сглобя този гардероб IKEA?
  8. Всичко това е странно в началото, така че бъдете търпеливи. Опитайте се да спазвате тези правила, тъй като е изградено върху нашия дългогодишен опит за това какво работи и какво не.
  9. Имайте доверие. Хората ще работят. Работата е страст и самоактуализация. Ако не искат да работят, няма да работят от домашния офис и ще намерят начин да избегнат работата и в офиса. Единствената разлика ще бъде, че изпълнителите не могат да се крият повече. Така че всеки, който е по-нисък от резултатите, не е резултат от отдалечена работа. Виждате ли, че е разликата.

Екстрите

Тук се опитахме да обхванем всички неща, които обикновено правите с клиент. Как да направите това, когато не можете да се срещнете или искате да го направите дистанционно? Работни срещи, презентации, бели дъски, улеснени срещи.

  1. Презентации. За да запазите възможността да виждате лица, не забравяйте да използвате два екрана. Ако използвате лаптоп, направете телевизора си втори екран, единият екран за презентацията, другият за участниците във видеообаждането. По този начин получавате подобно усещане да гледате участниците и да разговаряте с тях.
  2. Ако правите демонстрация на продажби, имайте два независими акаунта. Използвайте един акаунт за презентация и друг, за да видите лицата (и презентацията). Това е добро решение за ситуации, когато нямате два екрана, а също така добавя опцията „контролен монитор“ за вашата презентация на живо. Ще видите какво вижда другата страна; следователно, ако видите проблем, всички останали го виждат.
  3. Бели дъски. Има цифрови решения за бяла дъска, които можете да интегрирате в разговора си, като използвате споделяне на екрана. Някои примери: Microsoft, AWW, Miro. По-усъвършенстваната версия е да имате действителна бяла дъска (или в заседателната си зала, или у дома) и специална камера. Трябва да призная, че планирахме да го пробваме тази година, но все още не сме опитвали това. Въз основа на нашите изследвания ние вярваме, че това е най-доброто решение в момента, но нямаме действителен опит. (камерата за бяла дъска)
  4. Microsoft Office 365 или Google Apps. Всеки път, когато имате среща или обаждане за документ, използвайте споделен файл, над който всеки може да работи. Понякога той може да замени подхода на бялата дъска или „пътя на проектора“. Проекторният начин е метод, когато проектирате файл на голям екран и всички се опитват да ви насочат къде да търсите и какво да промените. Със споделени файлове е лесно: подчертавате го и всички го виждат едновременно.

Етикетът

  1. Изключете микрофона си за видео разговори, когато не говорите. Не е забавно да чувате всички фонови шумове.
  2. Използвайте слушалки. Някои компютри генерират ехо, когато са на високоговорители. Тествайте своето и ако другите се оплакват от ехо ефект, използвайте слушалки. Обикновено просто стандартен чифт слушалки, дори и без микрофон, може да направи чудеса.
  3. Ако системата за видео разговори / уеб конференции позволява, използвайте функцията „вдигнете ръка“; ако не, изключете / заглушете микрофона бързо няколко пъти. Това е може би най-малко агресивният и лесно разпознаваем сигнал (използваме това с помощта на което).
  4. Изберете платформа за видеообаждане, която е предварително инсталирана за всеки участник или изобщо не изисква инсталация. Ето защо предпочитаме, при което той работи от браузъра Chrome и няма нужда от инсталация. Ако всяка страна използва екипи на Microsoft или Webex или Zoom, изберете това.
  5. С клиенти винаги се уверете, че техническите детайли са тествани ПРЕДИ разговора. Или проверете 5–10-минутно техническо изпитване предишния ден или направете някои тестове за самообслужване. Ако използвате една и съща платформа, отново и отново, това може да не е необходимо.
  6. Винаги включвайте връзката за видео конфигурация в поканата на календара. Добавете подробно описание, ако смятате, че ще е необходимо и телефонен номер за спешна помощ за техническа поддръжка.

Инструменти, изброени в тази статия:

  1. С което: нашата платформа за видео разговори. Не са необходими инсталации, просто щракнете и отидете.
  2. застой
  3. Полъх
  4. Trello
  5. Капитаво физическа камера за бяла дъска
  6. Office 365
  7. Google Apps
  8. раздор
  9. Приложения за бяла дъска: Microsoft, AWW, Miro

Надявам се, че това ръководство за бърза настройка ще ви помогне да стартирате усилията си за дистанционна работа. Ако имате някакви въпроси, уведомете ни, ще се радваме да се обадим на обаждане до Къде, за да ви помогнем. И ако смятате, че е време да промените играта си за продажби на напълно отдалечени продажби, ние също сме тук, за да ви помогнем ,