Как да изградим ефективна система за управление на личните знания

Вярвам, че полагането на усилия за създаване на система за управление на личните знания може да бъде от полза за всички. В наши дни всички се сблъскваме с твърде много фрагментирана информация. Трябва да се научим как да контролираме информацията, като трансформираме качествено съдържание в знание и изхвърляме моментна и безполезна информация.

Всяка сутрин, когато се събудя, отварям мобилния си телефон или лаптоп, огромна информация се втурва към мен. Първоначално се чувствам толкова развълнуван, че мога незабавно да получа информация за всяка тема отвсякъде. Изглежда, че мога да получа всякакви знания във всяка област и да реша всеки проблем в света.

Прочетох много статии, публикации и т.н., а също така запазих много от тях на моя твърд диск. За съжаление, постепенно разбрах, че макар да отделям много време за разнообразна информация, не станах по-знаещ. И понякога дори не мога да си спомня, че съм изучавал тема, въпреки факта, че съм запазил много статии по темата на компютъра си.

Тъжна истина е, че получената от мен информация току-що се съхранява на компютъра, вместо да се запише в мозъка ми и да стане моето знание, което означава, че все още не мога свободно да си го припомня, организирам и използвам винаги и където. Ето защо трябва да изградя система, която да ми помогне да преведа информация в знания и го направих.

Какво е управление на знанието

Управлението на знанията е една от най-горещите теми днес както в света на индустрията, така и в информационните изследвания. В ежедневието си се справяме с огромно количество данни и информация. Данните и информацията не са знание, докато не знаем как да изкопаем стойността от нея. Това е причината да се нуждаем от управление на знанията. За съжаление, няма универсална дефиниция за управление на знанието, така както няма съгласие за това какво представлява знанието на първо място.

Има над сто публикувани определения за управление на знанието (Dalkir 2011) и може би широко приетата е разработена от Gartner Group и Bryant Duhon:

„Управлението на знанията е дисциплина, която насърчава интегриран подход за идентифициране, улавяне, оценка, извличане и споделяне на всички информационни активи на предприятието. Тези активи могат да включват бази данни, документи, политики, процедури и преди това неподготвен опит и опит в отделните работници. “(Duhon, 1998)

Защо трябва да изградим система за лични знания

Въпреки че KM обикновено се отнася до постигане на организационни цели или бизнес резултат, в тази статия се фокусирам основно върху личните KM, за да ни помогне да се развием повече и да придобием повече знания.

След изграждането на моята KM система продължавам да я подобрявам и модифицирам, което ме прави да ставам по-ефективна и да ми помогне напълно да реша следните проблеми:

  1. Информация за Amass без създаване.

Както вече споменах, всеки ден чета много статии или публикации от уебсайтове, социални медии и търсене в Google. Когато намерих отлична статия, веднага ще я запиша в Evernote, цифров бележник, който съм използвал преди, за допълнителна справка. След много години натрупване, има хиляди бележки в моята тетрадка Evernote. Въпреки това не прочетох повечето от тях за втори път, след като ги запазих.

  1. Без изход, без споделяне.

Например, когато се занимавах с проблем, винаги се позовавах на множество ресурси и дори правех определени експерименти, за да завърша окончателното решение. След като задачата беше свършена, не организирах цялата информация относно решението и напишех как съм го намерил. Също така не го споделих с някой друг. След известно време ще забравя всичко за това: препратките, експериментите и решението. Всичките ми усилия не постигат максималната си стойност.

Ключът към добрия KMS

Горната снимка представлява пирамида на DIKW (съкращение на данни, информация, знания, мъдрост) от Дейвид МакКандлесс, която илюстрира йерархията на данните, информацията, знанието и мъдростта. Важно е да се отбележи, че в средата на пирамидата има определена граница: Данните и информацията са това, което събрахме, Знанието и мъдростта са това, което създадохме.

Основната част от доброто KMS е продукцията. Четенето на книги, гледането на видеоклипове и посещенията на лекции са все дейности за придобиване на информация. Въпреки че книгите и лекциите принадлежат на мъдростта или знанието в модела DIKW, те са мъдростта на автора и знанието на преподавателите. Те не са наши. Най-добрият начин да превърнем информацията в нашите знания е да интерпретираме нещо ново за нас въз основа на наученото и да ги споделим.

Интерпретацията ни помага да организираме и усвояваме информация. Следователно той може да превежда информация в нашите вградени знания. И споделянето е не само принос към информационната ера, но и нашата мотивация да продължим да излъчваме по-добри работи, което е причината, поради която смятам, че информацията става знание чрез организиране и споделяне.

Работен поток

Основен поток

Фигура по-горе илюстрира основния работен поток на моя KMS, който е „Събиране, организиране и извеждане.“ Трите фази съответстват на модела DIKW. След организирането информацията, която събрахме, се трансформира до нашите знания. Тогава ако приложихме знанията на практика, като например да напишем статия или да разрешим проблем, в крайна сметка това ще стане нашата мъдрост.

Фигурата показва и приложенията за iOS, които в момента използвам във всяка фаза. Въпреки че всяко приложение ще бъде променено в бъдеще, ако намеря по-добро, в момента те са най-добрият избор за мен след тестване на много подобни приложения.

съхранение

OneNote е най-важното приложение на тази система. Това е централното съхранение и перфектното решение за вземане на бележки. Цялата обработена от мен информация е класифицирана и запаметена в OneNote. EverNote действа като контейнер за събрана информация и окончателно съхранение на суровини. Материалите, които не ги изучавам и не пиша бележки по тях, се наричат ​​„суровина“, но ги съхранявам само за допълнителна справка. EverNote дълго време беше основното ми приложение за бележки, докато това също е фантастичен софтуер, накрая се преместих в OneNote поради следните причини:

  • Версията на Windows OneNote има по-добра производителност от EverNote. Ако един тефтер EverNote съдържа твърде много бележки, да речем повече от хиляда, представянето ще стане ужасно. Не мога да превъртя бележника безпроблемно, дори да работи на моя i7 процесор с лаптоп 16G RAM.
  • Всяка страница на OneNote е безкрайна хартия, която е идеална за допълване на допълнително съдържание към бележка.

събирам

Сблъскваме се с два вида информация: Активна информация и пасивна информация. Активната информация е това, което възнамеряваме да придобием, като googling ключова дума. За разлика от тях пасивната информация се подтиква към нас от нейните изпращачи, като туитър, публикации и т.н.

Във фазата на събиране основната задача е да прецени коя информация трябва да бъде запазена за по-нататъшно четене. И също така е важно да не отделяте много време за сърфиране в пасивната информация.

Всеки ден прекарвам около тридесет минути, разглеждайки бързо статиите, които съм абонирал в LinkedIn, Facebook, Twitter и Feedly. Ако намерих заинтересован, бих го изпратил до Pocket (Ако тази публикация е в LinkedIn, Facebook, Twitter) или ще я запазя (в Feedly) за по-късно четене.

Workflow е мощен инструмент за автоматизация, който може да „свързва приложения и действия заедно, за да автоматизира нещата, които правите на вашето устройство.“ Използвам го за извличане на полезна информация от Safari чрез:

  • Преобразуване на цялата уеб страница в PDF документ и запазване в Dropbox за по-нататъшна обработка.
  • Изваждане на фрагменти от уеб страница и добавянето им към бележки на EverNote.

Дигитализирам документи на хартия чрез Scanner Pro и ги записвам в Dropbox и използвам Duokan за четене на книги от ePUB, защото може автоматично да запазва акцентите или бележките на книгата в EverNote.

След приключване на тази фаза цялата информация, която трябва да бъде обработена в следващата фаза, се съхранява в Pocket, Feedly, Dropbox и EverNote.

организация

За всеки от събраните материали трябва да решим дали да го проучим или просто да го запазим за допълнителна справка. Решението зависи от темите, върху които в момента се фокусираме. Например, ако в момента се концентрирам върху уеб разработката, статия, наречена „10 съвета за изграждане на бързо приложение за HTML 5“, определено си струва да се прочете внимателно. И „Рецепти за здравословна вечеря“, не се интересувам от готвене, но тези рецепти изглеждат перфектни и може би някой ден ще трябва да приготвя пиршество, така че би било по-добре да го запишете в тефтера си „Справочник“.

Организацията включва основно класификация и допълване. Освен подчертаването и отбелязването на важните моменти в статия, е необходимо да се разширим и върху определени съдържания или думи, които да ни помогнат да разберем по-задълбочено. Ако публикацията съдържа например термин „DES“, който не знам значението му, ще го google и ще отбележа обяснението.

След като обработя материал, трябва да го запиша на подходящо място и да го маркирам, с други думи, да го класифицирам в подходящата категория. В OneNote използвам три нива за класификация: Бележник, Секция и Маркер. Що се отнася до това как да се изгради система за лични бележки, това е друга тема, която си струва да напишете другата статия, за да я опишете подробно. Просто казано, принципът на моето решение за вземане на бележки е, че бележките трябва да бъдат получени или отново консултирани лесно.

Най-важната стъпка е периодично да се преглеждат организираните материали. Без преглед нашият твърд диск ще се превърне в сметище вместо в съкровищница на знанието. Правя преглед седмично. По време на прегледа винаги си задавам следните въпроси относно организирана бележка:

  • Има ли отношение към настоящия ми фокус?

Ако да, тогава трябва да положа повече усилия за това.

  • Може да се използва за решаване на кой проблем?

Този въпрос помага да се създаде връзка между знанията и проблемите. Можем да имаме предвид, че кои проблеми могат да се отнасят към тези бележки.

  • Принадлежи ли към коя тема или проект?

Класифицирайте бележката към съществуваща тема или създайте нова тема, ако е необходимо. Например, преди да започна да пиша тази публикация, създадох тема „Система за управление на знанието“. Така че свързани статии или снимки ще бъдат класифицирани към тази тема.

В тази фаза не са необходими твърде много приложения. Следват трите най-добри приложения, които често използвам:

  • MarginNote Pro

Това е идеалното ми приложение за PDF документи, които изучават, коментират и отбелязват. Той комбинира Mindmap и Outline за организация на бележки и предоставя Flashcard за запаметяване на бележки. Той има безплатна версия, наречена „MarginNote“, която можете да опитате.

  • MindJet Maps

Безплатно приложение за съзнателна карта със стандартни функции. Чета само умни карти на моя iPad и рядко ги редактирам, така че MindJet отговаря на моите нужди. Ако трябва често да редактирате картата на ума, не бих го препоръчал.

  • Една бележка

Мощно и многоплатформено решение за вземане на бележки. Всяка страница харесва безкрайна хартия, което я прави изключително удобна за допълване на ново съдържание към съществуваща бележка.

След фазата на организацията цялата организирана и обработена информация и информация, която се организира и обработва, се записват в MarginNote Pro и OneNote.

продукция

Както вече споменах, изходът е съществен етап от управлението на знанието. Резултатите, като например писане на статия, разказване на история или изказване на реч, ни принуждават да структурираме и реорганизираме знанията, които сме научили, и да го изобразяваме по ясен начин, който другите лесно биха могли да разберат. След този етап ние схващаме знанието, защото сме го познали, разбрали и използвали.

Освен за Microsoft Office и Sway, използвам Ulysses за повечето от моите писателски задачи. Ulysses е прилично приложение за редактор на Markdown, което може да ме накара да се концентрирам върху писането и да се наслаждавам на писането.

заключение

Събирането, организацията и резултатите представляват цяла система за управление на знанията. Липсата на някоя от тези три части ще доведе до получаване на половината от резултата с двойни усилия в обучението.

Смятате ли, че тази публикация е полезна? Моля, натиснете бутона ❤ по-долу, защото това ще помогне на повече хора да го намерят. Благодаря!

Акстън Лиу пише в axtonliu.com, където споделя идеи, базирани на техническа основа, и наученото досега. Можете също да следите блога му, за да не пропуснете никога актуализация.

Тази статия беше първоначално публикувана на axtonliu.com