Как да се справим със затруднителен списък със задачи и да преодолеем отлагането

moshehar / pixabay

Имам LLC, което добавя куп административни задачи на върха на вече натоварения ми график в началото на всяко тримесечие. Понякога натовареността в този период е огромна и се изкушавам да отлагам. Днес искам да споделя как се справям с онези чувства на преумора и изкушения да отлагам.

Първата стъпка към управлението на огромен списък със задачи е разделянето му в матрицата на Айзенхауер. Горе вляво имаме важните и неотложни задачи. Горе вдясно важни, но не спешни задачи. В долната лява част, спешно, но не е важно. В долния десен ъгъл нито спешно, нито важно.

Матрицата на Айзенхауер

Започнете с Важното и Спешното

Очевидно административните задачи са важни и спешни в този момент. Те получават най-висок приоритет. Тъй като всеки ден публикувам публикация в блога, това също минава горе вляво. Има и други задачи и някои от тях са важни, но административните задачи и писането на публикация в блог имат приоритет пред останалите.

Записвам всяка задача, която трябва да свърша в Evernote. По този начин съм сигурен, че няма да ги забравя. Въпреки това, фокусът ми ще бъде върху моя важен и неотложен списък, докато този списък не бъде завършен. Знам, че ще се върна към останалите задачи и затова не е нужно да се притеснявам за тях.

Винаги, когато чувствам, че върша задача извън моя важен и неотложен списък, пускам този порив. В тези натоварени времена пускането е важно умение, което трябва да упражнявам.

Избягвайте поривите за отлагане и многозадачност

Друга клопка през натоварените времена е да започнете колкото се може повече задачи. Чувстваме се уплашени, когато видим всички задачи в нашия списък със задачи. За да се справим с това чувство, започваме колкото се може повече задачи. Излишно е да казваме, че нито стартирането на множество задачи наведнъж, нито многозадачността подобряват нашата производителност. Напротив, те навреди на производителността ни.

Няма значение колко задачи започвате, нито колко задачи изпълнявате паралелно. Важното е колко задачи ще свършите.

Справянето с огромен списък със задачи е просто. Просто изберете най-важната и спешна задача в списъка си със задачи и работите върху нея, докато тя не бъде завършена. Най-добрият начин да завършите задача е да работите изключително върху нея, докато тя не е завършена.

Това е просто, но не е лесно, защото ще се чувствате притеснени от останалите задачи. В резултат на това може да се изкушите да прескочите от задача на задача, без да завършите нито една от тях.

Пет съвета за справяне с дълги списъци със задачи

Винаги, когато усетите тези притеснения и изкушения, ги пускайте. Първо запишете всичките си задачи. Това ви дава увереността, че ще се върнете към тях по-късно. Второ, напомнете си, че най-добрият начин да попълните списъка си със задачи е да се съсредоточите върху една и съща задача наведнъж.

Задайте продължителност на вашата задача под ръка. Целете да завършите задачата, над която работите, в рамките на определеното време. По този начин ще знаете, че ще имате достатъчно време за останалата част от списъка си със задачи. Освен това наличието на краен срок за вашата задача ще ви мотивира с микро предизвикателство, точно както седмичните цели ви мотивират.

Обещайте си малко престой. Ако имате списък със задачи, който ви изглежда безкраен, е трудно да се мотивирате да го стартирате. В резултат на това може да стигнете до отлагане. За да преодолеете това чувство, обещайте си малко престой, или вечер, или през уикенда.

Изградете инерция, като изпълните задача, без значение колко малка. Това може да звучи противоречиво, ако започнете с най-важната и неотложна задача, но това е малък трик, който ви помага да разчупите модела на отлагане. След като завършите задача, се чувствате мотивирани да завършите още повече. Колкото повече постигате, толкова по-мотивирани получавате да постигнете повече.

заключение

Понякога сме затрупани от нашите дълги списъци със задачи. За да се справим с това чувство, ние или отлагаме, или прескачаме от задача на задача, без да изпълняваме нито едно от тях. Има няколко неща, които можете да направите, за да преодолеете чувствата на преумора и отлагане.

  • Напишете всички задачи, които трябва да бъдат изпълнени.
  • Започнете с най-важната и неотложна задача под ръка.
  • Съсредоточете се върху една задача в даден момент.
  • Задайте продължителност на задачата и предизвикайте себе си да я изпълните в рамките на това време.
  • Обещайте си малко престой.
  • Ако се чувствате като отлагане, разбийте това чувство, като завършите малка задача.

Ако сте намерили тази публикация за ценна, регистрирайте се в седмичния бюлетин, за да получите обзор на моите публикации за стартиращи фирми, предприемачество, лидерство и самоусъвършенстване.

Тази история е публикувана в най-голямото предприемаческо издание The Startup, последвано от 312 822+ хора.

Абонирайте се, за да получавате нашите топ истории тук.