Как да имаме успешни срещи за стратегията на клиента

Така че, знаете какво искате да обсъдите, сте записали списъка си с присъстващи и заседателната зала е резервирана.

Но на често разпокъсано работно място, където различните отдели имат различни мнения и цели, може да бъде предизвикателство всички да бъдат на една и съща страница и да направят стратегическите срещи продуктивни.

Нещо повече, може да бъде още по-предизвикателно да се уверите, че целите ви ще бъдат постигнати, след като срещата протече.

За щастие има няколко стъпки, които можем да предприемем, за да сме сигурни, че постигаме възможно най-добрия резултат чрез активно участие на всички страни.

1. Оставете време на всички за подготовка

Стратегическите сесии изискват взаимодействие между структурирана програма и оригинални, спонтанни идеи. Като споделяте основните си дискусионни теми седмица преди срещата, можете да разрешите на всички присъстващи да предложат допълнителни точки и да обмисляте тези, които сте предложили.

Освен това можете предварително да съобщите на всички присъстващи, когато се изисква тяхното участие. Това помага и за оформянето на списъка на участниците, тъй като предоставя време да се разгледа чието присъствие е жизненоважно за желания резултат от сесията.

Една полезна идея от книгата на Даниел Канеман „Мислене, бързо и бавно“ е да помолите всички участници да запишат своите мисли преди срещата.

Това може да бъде тяхното мнение по предложение, идеите им за маркетингова кампания със съдържание или дори някои трудности, които предвиждат за следващата година. Ще получите полезна представа за това, което хората наистина смятат да влязат в сесията, което прави полезна отправна точка, след като срещата протече.

2. Посочете целта си

Срещите са прословути изтичане на време, така че е важно да сте сигурни, че имате ясна причина за задържане на вашите и някои очаквани резултати. Това трябва да бъде заявено преди срещата, но и в началото на сесията. Установете своите основни правила и бъдете конкретни по рамката.

Отворете и това до пода. Един от начините да направите това е да зададете простия въпрос: Какво би направило тази успешна среща за вас?

Обърнете внимание на отговорите на този въпрос, тъй като това ви позволява да организирате срещата доста спретнато. В края на срещата се върнете към договорените си цели и обиколете стаята, за да попитате дали всички смятат, че целите им са изпълнени. Това улеснява настройването и на следващите сесии, ако важна тема изисква допълнителна дискусия.

3. Знайте кога да заемете задно място - и слушайте

Изкушението за тези от нас от страната на масата може да бъде провеждането на срещата на всяка цена. В крайна сметка за това сме платили.

Въпреки това има много валидност в предаването на пода на клиента, чийто бизнес сме в крайна сметка да съдействаме. Това не е отказ от мито от агенцията; това е добър начин да чуете безценна информация от надежден източник.

Просто не забравяйте да слушате, да задавате въпроси и да включвате информацията в своите планове.

Не се страхувайте да разделите срещата на по-малки работни групи, някои от които съдържат изключително служители от бизнеса на клиента. Създаването на тези под-екипи може да позволи нови идеи да възникнат чрез разговор - независимо дали екипът на агенцията е там, за да добави стратегически принос или не.

4. Улеснявайте, не доминирайте

Например, когато планирате тримесечна стратегия, вероятно ще има широк кръг от заинтересовани страни в залата, всички с информирани мнения, които да споделят.

Водещият на срещата е натоварен с извличането на тази информация, като гарантира, че всеки има своето мнение и също така синтезира тези гледни точки в един сплотен план.

Прегледайте програмата си и маркирайте областите, които знаете, че изискват обсъждане в тази конкретна среща. Това може да е единственият шанс да получите веднага да говорите с тези присъстващи; или може да има срок на годност на идеята, например.

Управлявайте ефективно времето си и, ако срещата се задържа твърде дълго на по-малко важни въпроси, върнете разговора към договорения дневен ред.

Един човек, доминиращ на срещата, рядко е в полза на целта на сесията. Като такова е важно да знаете кога да проучите по-нататък съответните теми и кога да пренасочите разговора към основната фокусна точка на сесията - но бъдете любезни, разбира се.

5. Направете познатото странно

Всички участници най-вероятно ще знаят бизнеса на клиента отвътре и ще бъдат експерти в съответните области. Но понякога запознанството поражда задоволство и възпрепятствана способност да виждат нови възможности.

Именно тук концепцията за правене на познатото може да бъде жизненоважна за постигането на нови идеи.

Помоляването на привидно различни екипи да работят заедно по дадена задача може да насърчи различните отдели да задават въпроси, които иначе не могат да зададат. Често от тези взаимодействия можем да спечелим нови перспективи.

Също така може да бъде полезно да се въведат някои проучвания извън пазара, взети от потребители, които никога не са чували за въпросната марка.

Когато работите с компания всеки ден, хоризонтите на хората могат да бъдат стеснени; изслушването на външно мнение може да бъде полезно напомняне, че мненията извън заседателната зала често са доста различни от тези в него.

6. Затворете ясно срещата

Може да бъде изненадващо колко често хората напускат срещи с различни - понякога противоположни - идеи за това, което току-що се е случило.

Затова не забравяйте да споделите обобщението си, преди срещата да протече, и се върнете около стаята, за да попитате дали целите на всички са изпълнени.

Ако помолите всички да запишат своите мнения преди срещата, използвайте това като ориентир, за да видите как мненията са се променили.

Хората променили ли са решението си по време на срещата? Ако да, защо?

Това често е положителен, ако покаже, че дискусиите на срещата са довели до нови концепции и идеи. Ако всички са останали еднакви, може би не е създаден адекватен форум за безплатна, предизвикателна дискусия.

Така или иначе е важно срещата да бъде завършена с ясна обобщена информация и списък с действия, като се предлагат последващи сесии, когато е необходимо.

7. Насърчавайте сътрудничеството през следващите седмици

Може да се окаже твърде лесно да оставите позитивните от страхотна среща да се изплъзнат, след като всички напуснат стаята.

Ето защо е важно да следите в рамките на 24 часа списък с бележки, точки за действие и отговорни страни.

Но също толкова важно е да продължите разговора. Опитайте да организирате месечни срещи за настаняване, за да се уверите, че всички са в крак с действията си и имат форум, който да сподели всички предизвикателства.

Поставете измерими цели, така че на следващата си среща със стратегията да можете да оцените ефективността на предишната и да направите промени, когато е необходимо.

Надяваме се, че горното ще служи като полезно ръководство следващия път, когато планирате сесия за клиентска стратегия.

О и още един съвет: без лаптопи.

Тази история е публикувана в The Startup, където 260 100+ души се събират, за да четат водещите истории за предприемачеството на Medium.

Абонирайте се, за да получавате нашите топ истории тук.