Как да бъде домакин на перфектната среща

Всички знаем сценария на срещата с кошмарите.

Заловени в заседателна зала със застояли бисквити и размазано кафе, гледайки как времето минава…

Прекарване на час за покриване на предварително прочетения дневен ред и не стигане до никъде ...

Повдигане на гръбначния стълб? Ние сме тук, за да ви помогнем. Нека да ви дадем ръка, за да съберем идеалната среща.

Вземете решение за стабилни резултати, преди да започнете

Знаете ли защо се провежда срещата?

Знаете ли какво искате да постигнете?

Ако не можете да обясните необходимостта от срещата, вероятно няма нужда да има такава.

Ако определено се нуждаете от консенсус на заинтересованите страни, за да продължите напред, решете точно какъв резултат искате да постигнете.

Яснотата на фиксираните резултати и точките за действие ще гарантира, че вие ​​и вашият екип се отдалечите уверено за следващите си стъпки.

Всичко е във времето

Harvard Business Review проведе проучване на висши мениджъри миналата година, като разкри, че 71% от анкетираните мениджъри заявиха, че срещите са непродуктивни и неефективни.

Хората ще се откачат от по-дълго време, за което се очаква да се придържат, така че изберете за 45 минути.

Всъщност кураторът на TED Тед Андерсън препоръчва разговорите на TED да бъдат ограничени на 18 минути за максимална ангажираност!

Изберете и вашето време внимателно.

Ако срещата ви е късно следобед, хората няма да участват в най-горната си игра и същото се отнася и след обяд.

В средата на сутринта или в средата на следобед срещата ще улови хората, когато са най-концентрирани.

Бъдете строги

Вземете сериозно присъствието.

Google препоръчва да каните само основни заинтересовани страни и да не каните повече от 8 души на среща.

Ако хората закъснеят, уведомете ги, че няма да могат да участват и след това ще им изпратите бележките за срещи. Те ще разберат, че искаш тяхното уважение.

Искането на срещата да бъде без екрана ще покаже ангажираността ви към задачата.

Организирайте се предварително

Ако сте разсеяни по време на собствената си среща, няма да можете да се съсредоточите и сесията ще страда.

Например, подчертаването на предстоящите ви сметки е доста често срещано британско забавление.

Можете да спестите време и да се запознаете с вашите сметки с WonderBill.

Не е нужно дори сметките ви да са под ръка, защото ние ги имаме за вас.

Със съзнанието си, несъгласен от задачите, можете да се концентрирате върху изработването на идеалната програма.

Определете дневен ред

Изпратете предварително четена програма, така че всички присъстващи да знаят какво ще обсъждате.

Струва си да сте подготвени и ще спестите ценно време, като не преглеждате дневния ред по време на срещата.

Очертайте всяка работа, която трябва да приключите преди срещата и какво очаквате да постигнете.

Вашите гости ще оценят, че са предварително въоръжени със знанията, от които се нуждаят, за да използват времето си ефективно.

Можете да научите повече за определянето на ефективна програма тук.

Водене на записки

Вместо да имате специализиран водещ на бележки или хора, които да си правят собствени бележки, защо да не запишете срещата и да запишете бележките за вас?

Софтуер като Cogi е създаден да ви помогне да останете в момента без неудобното изоставане, докато всеки се опитва да навакса своите бележки.

Можете също да опитате да използвате бяла дъска и след това да я снимате, което ще ви помогне да мислите по-визуално.

Вземете правилното гориво

Крис и сладкиши може да се почувстват като печеливш избор, когато става въпрос за подкупване на участници в срещи, но всъщност са ужасни за производителността.

Захарта и солта ще предизвикат дехидратация и енергийни изоставания, които ще доведат до добри идеи.

По-качествените закуски като царевични ядки или плодова салата ще помогнат на стаята да повиши енергийните си нива.

Предоставихме ви инструментите, сега бъдете подготвени за най-ефективната среща в живота ви!

Имате ли удобни съвети и трикове, които използвате, за да свършите нещата в група? Споделете знанията си в коментарите по-долу.

Благодаря,

Екипът на WonderBill