Как да не смучеш при отдалечена работа

от Тобиас ван Шнайдер
за първи път се появи в моя личен блог

Опитвам се да работя дистанционно (в дома си, в моя случай) от момента, в който имах първата си работа. Не съм сигурен защо точно, но просто не бях създаден за 9 до 5 живота в офиса.

Не харесвам всичко от работата в офис. Ежедневните пътувания, празните разговори, разсейването и разбира се срещите. Но на всичкото отгоре производителността ми никога не е достигнала своя максимум при работа в офис среда. Аз само се показах, за да гледам осемте си часа, след което се прибрах да се занимавам с „истинската“ творческа работа. Често дори не съм правил нещо в офиса, просто се престорих, че съм зает, преди най-накрая да го нарека на ден в 17:00. Това беше преди около 14 години и нещата се промениха доста оттогава.

Не аз на снимката, а някой друг, наслаждавайки се на този отдалечен трудов живот.

Днес работата от разстояние изглежда по-популярна от всякога. Според скорошно проучване на Gallup, 43% от заетите американци са работили дистанционно под някаква форма през последната година. Други доклади посочват, че до 2020 г. 50% от американската работна сила ще работи отдалечено. Някои защото искат, други защото трябва.

И има смисъл. Работата от разстояние, ако се прави правилно, е ситуация за печалба / печалба за всички участващи. Според това проучване, предвид избора на 10% повишение или възможността да работят дистанционно, 53% от всички участници избраха да работят дистанционно, вместо да получат 10% повишение. Отпадането на пътуването досега е един от най-големите фактори за повишено щастие за тези, които са направили скока. Дори ако пътуването ви е само 30 минути, това прави огромна разлика; влиянието, което оказва върху цялостното ви настроение и щастие е огромно. Има малко неща, които хората мразят повече от пътуването си.

Други предимства на работата от разстояние са по-гъвкавият работен график и обикновено по-ниските разходи за фирмата, която ви наема (не е необходимо да осигуряват офис пространство и т.н.). Позитивите са доста ясни и за двете страни, поне на повърхността.

И все пак научих, че докато работите отдалечено е привлекателно за много хора, много малко са добри в това. Повечето хора, с които съм работил отдалечено, са разсеяни, непродуктивни и със сигурност не изпълняват начина, по който трябва или дори искат. Отдалеченият живот не е лесен и трябва да се научите как да го правите правилно.

Това са правилата, за които да живеете, ако искате да бъдете успешен отдалечен работник, поне от моя гледна точка.

# 1. Знайте кой сте

Въпреки че някои могат да кажат „отдалечената работа е бъдещето“, не вярвам, че това е обща истина. Просто не работи за всички

За един, работата от разстояние може да бъде доста самотна. Някои от тях се нуждаят от ежедневните разговори с воден охладител и осезаемо усещане за принадлежност. Това може да съществува до известна степен в отдалечен екип, но по своята същност е различно. Например, вашият Slack чат може да ви помогне да замените ежедневните разговори с воден охладител, но не е същото като да седнете и да споделяте обяда с колегите си.

Някои хора, получили шанса да работят от вкъщи, няма да постигнат нищо, защото лесно се разсейват или просто се нуждаят от фиксирания график и структура на живота на офиса.

Запитайте се:

  • Колко ценя социалното взаимодействие през деня?
  • По какви конкретни начини бих могъл да създам здравословен социален баланс като отдалечен работник? Това би ли било достатъчно?
  • Колко ценя и зависи от структурата на офис среда?

Работил съм с хора, които са били две напълно различни личности, когато са работили отдалечено, в сравнение с работа в офис на място. Бъдете честни със себе си за това кой сте и от какво се нуждаете, преди да скочите в отдалечена работа.

"Няма нищо по-токсично за отдалечена работна среда от хората, които правят предположения."

# 2. Прекалено общуване

Това е най-важната практика на успешен отдалечен работник. Трябва да прекалявате с комуникацията, почти до степен, в която се усещате, че говорите със себе си на глас.

Предизвикателството при работата от разстояние е, че всъщност не знаете какво правят другите хора от вашия екип. Не можете просто да отидете и да се регистрирате с тях на бюрото си или да обменяте няколко думи през обяда. Синхронизирането от разстояние означава, че трябва да насрочите разговор или да ги притеснявате чрез чат и не можете просто да провеждате срещи по цял ден, за да сте сигурни, че сте попаднали на всички.

Най-голямото ми разочарование при работа с хора от разстояние е, когато тези хора не общуват - хора, които не задават въпроси, които не споделят какво правят или какво са постигнали. Лесно е да летиш под радара и да изчезваш, когато работиш извън него; трябва да се борите активно срещу него.

Най-вредните са тези, които правят предположения - ако предположим, че някой ще направи нещо за X или ще се свърже с Y. Няма нищо по-токсично за отдалечена работна среда от хората, които правят предположения:

„О, не отговорих на този имейл, защото предполагах, че ще го направите.“

"Предполагах, че ще се свържете с мен, ако имате нужда от нещо."

- Мислех, че вече си направил това.

„Смятах, че това не е толкова важно, затова не го направих.“

Премахнете предположенията. Свръх общувайте и бъдете активни за това. Излезте веднага и се опитайте да информирате хората за това, което правите възможно най-често и възможно най-ефикасно. Това не означава, че трябва да насрочвате десетки срещи, а просто съобщение в груповия ви чат като: „Ей, екип, днес ще работя за X. Просто FYI“, поставя всички на една и съща страница и дава хората възможност да скочат, ако е необходимо.

Свръх съобщавайте всичко: Какво работите, когато мислите, че ще бъде направено, ако изоставате и колко изоставате. Дори хората да не отговарят на вашите актуализации, трябва да сте последователни за това. Само защото някой не е потвърдил актуализацията ви, не означава, че е безполезен - точно обратното. Това означава, че се чувстват информирани и удовлетворени от текущото ви състояние.

Обичам да работя с хора, които говорят ума си възможно най-открито, с хора, които активно се стремят към всичко и не се срамуват да притесняват някого, ако смятат, че е важно. Най-лошото, което може да се случи при работа от разстояние, е, че работите върху нещо цяла седмица, само за да разберете, че всичко, което сте направили, изобщо не е това, което екипът ви очаква от вас. Свръх комуникацията помага да се поставят очакванията. И като бонус, той ви помага да управлявате времето си по-добре, тъй като поддържането на вашия екип информиран изисква да останете на върха на списъка си със задачи.

# 3. Използвайте ежедневната актуализация на състоянието

Да, третото правило се отнася и за комуникацията. Това е толкова важно.

Опитвам се да имам сравнително малко срещи, когато работя отдалечено. Не харесвам обаждания и мисля, че в повечето време са губещи време. Правя по график разговори с моя екип всяка друга седмица, защото повишават морала, а малкото чат със сигурност ви помага да изградите отношения с вашия екип (някои хора се нуждаят от това повече от други, и ще призная, че съм с ниска поддръжка, когато е стига до социално взаимодействие). Но повечето дни обичам да бъда ефикасен и продуктивен. В крайна сметка, това е причината да реша да работя дистанционно.

Но има една практика, която беше изключително ефективна за мен: Ежедневното актуализиране на състоянието. Това е обикновен имейл, изпратен по всяко време, в което приключвате деня си. Тази актуализация на състоянието следва няколко правила, които са следните:

Не ви е позволено да отделите повече от пет минути, за да напишете тази актуализация. Тя трябва да бъде ефикасна и прекарването на повече от пет минути в актуализация на състоянието би победило целта. Налагайки този срок, ще се съсредоточите върху най-важните подробности и актуализацията на състоянието ви няма да е кошмар за другите, които могат да четат.

Моят отдалечен екип използва зададен формат и шаблон за тази актуализация на състоянието, която изглежда така:

Какво работя днес

  • Нещо направих
  • Нещо друго направих
  • Друго нещо, което направих

Какво ще работя утре

  • Нещо, което искам да направя утре
  • Още нещо, което искам да направя

Къде съм заседнал

  • Нуждаете се от помощ с XYZ

Всеки ден, когато вземате този шаблон, добавяйте точките си и го изпращайте на вашия екип. Тъй като ще отделите само пет минути максимум, това е лесно допълнение към ежедневието ви.

Тези три заглавия създават чудеса за производителността на вас и вашия екип, без да имате никакви срещи, особено когато работите във часови зони.

Споделяйки това, за което сте работили днес, знам какво сте постигнали, без да се налага да питате. Виждането на вашия списък „утре“ ми позволява да знам, че имате достатъчно в чинията си, за да бъдете заети утре, плюс това мога да планирам собствената си работа около задачите ви. Най-лошият случай е, че мога да вляза и да кажа: „Ей, видях, че искате да работите върху това утре, но можете ли да работите върху това друго нещо вместо това?“

Третият списък в имейла ви за актуализиране на ежедневния статус е най-важният: Списъкът на това, което сте залепили или където се нуждаете от помощ. Ако аз, като ваш мениджър или колега, видя същата задача в „Какво ще работя утре“ и „Къде съм заседнал“, знам да скоча и да ви помогна с всичко, от което се нуждаете, за да не сте блокирани по пътя утре. Това е една от причините актуализацията на състоянието ви да се изпраща всеки ден. Ако продължа да виждам член на екипа, който поставя същата задача под „Където съм заседнал“, знам, че нещо не е наред.

Послепис Винаги насърчавам хората да свързват актуализациите на състоянието си с работата, за която се позовават. Връзки към Dropbox, изображения, задачи в Basecamp - линк към него, така че лесно да получа повече контекст, ако имам нужда от него. Това ще спести време и на двама ни.
 __

Като знам кой сте, прекомерното общуване и структурата за това как общувате, са според мен трите основни начина да станете успешен отдалечен работник. Ако направите тези неща правилно, всичко останало ще последва.

Благодаря ви за четенето,
Tobias

PS: Обикновено изпращам тези статии чрез моя личен имейл списък, преди да се появят в по-организиран формат тук. Благодаря на всички мои читатели за техния принос и обратна връзка, която в крайна сметка оформя окончателната форма на тези статии.

Искате ли да научите повече за мен? Аз съм Тобиас е дизайнер и създател + съосновател на Semplice, портфолио платформа за дизайнери. Също така домакин на шоуто NTMY - Преди това Art Director & Design Lead в Spotify.