Как да спасиш екипа си от среща с мизерия

Обичайно е да чуваме хората да казват, че срещите са „загуба на време“, но това е прекомерна корекция.

Срещите не са по своята същност лоши.

Лошите срещи са лоши. Добрите срещи са добри.

Лошите срещи са мизерни. Можете да намалите циферблата при среща с нещастия, ако дадете тези три неща на поканените за среща.

(Очевидно, но) първо попитайте „наистина ли е необходима среща?“

Налични са много режими на комуникация. Watercooler чатове за изпращане на имейл до срещи и така нататък. Срещата не винаги е правилният режим за използване. Срещите са най-добрият избор, когато всеки трябва да чуе една и съща информация наведнъж или когато искате да сведете до минимум напред-назад или да вземете решение като група.

1. Дайте им информация ...

Напишете програма за GAP и изпратете предварително ...

GAP означава цел, дневен ред и подготовка.

Програмата на GAP е блестяща по две причини. Да, тя комуникира ясно с присъстващите, но има добавената стойност да принуди домакина на срещата да се изясни и преди време. (Попаднах на тази идея чрез умна банда Coach.me, ръководена от Тони Стъблабин. Те дори са написали книга за всичко, което сега се нарича Среща на майсторството (съавторите Алисия Лю Терри Швайцер)).

G е за цел

Каква е целта, че ако бъде постигната, срещата ще бъде успешна? (Бонус точки за целите на S.M.A.R.T. разбира се.)

A е за дневен ред

Ако ще питате хората за тяхното време, за какво ги молите да ги харчат? Кажете им с дневен ред. (Бонус точки за отбелязване на собственици и часови блокове, ако е подходящо). След това можете да използвате дневния ред, за да определите времето за срещата.

Лично аз предпочитам да не съм супер строг, за да спазвам дневния ред (някои тангента са ценни). Въпреки това открих голяма полза от това, че съм супер строг по отношение на винаги създаването на дневен ред.

P е за подготовка

Каква подготовка ще направи срещата успешна? Когато се присъединят към срещата, трябва ли вече да са прегледали нещо? Необходимо ли е те да събират информация от някой в ​​компанията или извън нея? Нека хората знаят какво се очаква да бъде направено преди време.

2. Предупреждавайте ги ...

Получавайте срещи по календари преди време ...

Уважавайте работата и времето на хората. Предупреждавайте ги, когато искате времето им, като поставите нещата в техния календар.

Избягвайте в последния момент непланирани (и по този начин неочаквани) срещи, ако е възможно с „създателите“. (Очаквайте я на срещата плътно. Дори помислете дали не може да се изправи, което има за цел да ускори нещата).

Опитайте се да провеждате срещи рано или късно в датата. Това позволява на "производителите" все още да имат достъп до достатъчно големи парчета време, за да свършат реалната работа.

Тази класическа публикация на Пол Греъм обобщи обосновката за добре защита на времето на създателите -

„Има два типа график, които ще наричам график на мениджъра и график на производителя. ... Най-мощните хора са в графика на мениджъра. Това е графикът на командването. Но има и друг начин за използване на времето, често срещано сред хората, които правят неща, като програмисти и писатели. Обикновено предпочитат да използват времето поне в единици от половин ден. Не можете да пишете или програмирате добре за единици от час. Това е едва достатъчно време, за да започнете.
Когато работите по графика на производителя, срещите са катастрофа. Една среща може да издуха цял следобед, като я разчупите на две части, всяка твърде малка, за да направите нещо трудно “.

Имайте това предвид, когато каните вашите „създатели“ на срещи.

3. Дайте им свобода ...

Използвайте незадължителния флаг разумно ...

Внимателно помислете дали всеки участник е „задължителен“ или „незадължителен“. Дайте свобода на хората да избират дали трябва да са там, като ги маркирате като незадължителни.

Допълнителна информация

Среща с майсторството