Как да ускорите процеса на управление на проекти с 5 SaaS приложения

Всеки път, когато стартирате нов проект или значителна нова инициатива, не трябва просто да се гмурнете с глава в задачите.

Първата стъпка винаги е планирането.

Това е така, защото стъпките, които планирате, не винаги могат да изглеждат като това, което сте мислили. Настройването на пътната карта за вашите действия е от решаващо значение за ефективно изпълнение на задачите и извличане на максимални ползи от вашите ресурси.

Тесни места в процеса на управление на проекти

3 основни неща, които досега забелязах относно процесите на управление на проекти:

  • Колкото по-подробни са планираните стъпки, толкова по-малка е вероятността те да бъдат реализирани

Просто казано, ако планирате всеки детайл от работния процес на вашия проект, е много вероятно те да не бъдат завършени. Това се ръководи от динамиката на проектите, тъй като обикновено възникват нови обстоятелства, което означава огромни промени в работния ви план.

Съвет за процеса на управление на проекти
-> Опитайте се да структурирате проекта в по-общи етапи, вместо да навлизате в подробни конкретни задачи.

  • Комуникацията по време на проекта може да се забави, ако не бъде адресирана рано

Обикновено започвате със срещата на екипа, където всеки може да сподели мислите си и да планира напред своите действия. Проблеми обаче възникват веднага щом проектът стартира и комуникацията отслабва. Настройте режима на последваща комуникация между членовете на проекта. Това наистина може да ускори начина ви на работа, като стане ясно на всички, които получават актуализации на проекти, как и кога да изпращат отзиви и какво да правят, когато се появят грешки.

Съвет за процеса на управление на проекти
-> Опитайте се да автоматизирате актуализациите и комуникацията между членовете на екипа, като използвате SaaS инструменти. Под актуализации имам предвид всеки напредък или промени, които се случват в рамките на проектите, напр. завършена задача или смяна в крайния срок.

  • Лошото приоритизиране на задачите може да съсипе ефективността на проекта

Общото нещо, което се случва при изпълнение на проект, прави много ненужни неща. Те могат да ви накарат да почувствате, че правите нещо продуктивно, но всъщност те са загуба на време (да, принципът Парето важи и за управление на проекти ). Всъщност това е и грешката, която се оказвам в ежедневната си работа. Целта на срещата на всеки екип трябва да бъде да даде приоритет на свързаните задачи и първо да планира изпълнението на приоритетите.

Съвет за процеса на управление на проекти
-> Използвайте инструменти за управление на проекти, за да дадете приоритет на вашите задачи и проекти. Класирайте най-важните задачи по-високо в структурата и се уверете, че всички задачи се изпълняват в съгласувания ред.

С помощта на съвременна облачна технология и SaaS приложения можете да автоматизирате значителни части от процеса на управление на вашите проекти. Разбира се, управлението на проекти не е нещо, което може да бъде напълно автоматизирано. Съществуват обаче конкретни стъпки, които могат да бъдат опростени доста бързо и лесно.

Няколко елемента от процеса на управление на проекти, които могат да бъдат автоматизирани:

  • Автоматизиране на споделяне / изпращане на файлове

Съхраняването на файлове на проекти на нашите собствени дискове е удобно за повечето от нас. Проблемите се появяват обаче, когато трябва да изпратите документите на друг човек и да отделите време за търсене в собствените си файлове. За да избегнете това, можете да запазите всички файлове в споделеното ви Google Drive или Dropbox. Всеки път, когато някой иска да получи достъп до вашите файлове, трябва само да отиде до вашия диск и да ги вземе от там.

Често пъти проектите изискват да проследявате времето си срещу тях - особено ако работите в компания, която се таксува по час. Това включва ръчно записване на времето, прекарано в конкретни дейности, което се изразява в повече време, изразходвано за задачата. Вместо това можете да използвате инструмент за проследяване на времето, който автоматично измерва вашето време, посветено на продуктивни задачи.

  • Автоматизация на актуализациите на проекти

Не искате да притеснявате съотборниците си с имейл всеки път, когато актуализирате задача или качвате файл. Това само ги разсейва от основната им работа и ги хвърля в състояние напред и назад. Алтернативата е да се създаде система, която да ги уведомява автоматично за предстоящите актуализации на проекта. Това може да ви спести време и да подобри комуникацията, така че можете да завършите проекта преди крайния срок и в съответствие с всички изисквания.

Има още много автомати, които могат да ви спестят време и ресурси, така че нека да се потопим по-задълбочено в това как работят на практика.

Автоматизирано управление на проекти с SaaS приложения

И така, как можете да автоматизирате вашите проекти, без да изоставате зад тях? Нека разгледаме примера по-долу.

1. Започнете с Google Drive / Електронни таблици

Ако все още работите със стария софтуер като Microsoft Office и съхранявате данни само на вашия твърд диск, трябва да помислите за промяна на навиците си! Защо? Защото, докато използвате настолни приложения, значително ограничавате възможностите си за ефективна комуникация със съотборниците си.

Представете си, че трябва да настроите електронна таблица с базата данни на клиентите (включително имейли, телефонни номера, адреси). Сега имате две възможности:

  1. Създайте електронна таблица в Excel и я изпратете по имейл на вашите съотборници или
  2. Създайте електронна таблица на Google и сътрудничете на нея със съотборниците си в реално време

Кой предпочиташ?

Съхраняването на данни онлайн може да изглежда допълнителен риск за вашия бизнес. Въпреки това, с облака става все по-сигурен в наши дни, ползите, предоставени от онлайн съхранение, значително надвишават рисковете от измами.

Един инструмент, който може да ви помогне в това начинание, е Google Drive, благодарение на няколкото възможности за свързване. Прилагайки ги, можете лесно да прехвърлите данните към други инструменти, които използвате, като Paymo, MailChimp или Slack.

Нека да разгледаме как GDrive може да се впише във вашия процес на управление на проекти.

2. Създавайте проекти и задачи автоматично, въз основа на нови елементи на GDrive

Всяко действие, предприето във вашия Google Диск, може да бъде задействане за конкретно действие, което се извършва в приложението ви за управление на проекти, като например Paymo.

Как да го приложим и използваме в своя полза? Можете да използвате Zapier, за да го направите. Ето няколко примера:

  • Създавайте нови проекти автоматично, когато е създадена новата папка в Google Drive. (Zapier)

Можете да настроите папка в Google Drive, наречена „Проекти“. След това настройте автоматизацията, така че всеки път, когато създавате нова подпапка, проект автоматично се създава във вашето приложение за управление на проекти на Paymo.

Нов / актуализиран ред в Google Spreadsheet -> нова задача в Paymo
  • Създавайте задачи въз основа на своите записи в електронната таблица на Google (Zapier)

Мога да си представя, че писането на каквото и да е в електронна таблица на Google е много по-лесно, отколкото да го напишете в приложение, нали? Можете да свържете своите електронни таблици в Google с Paymo, така че всеки път, когато се създава или актуализира нов ред в електронната ви таблица, към вашата заявка за управление на проекти в Paymo се добавя нова задача.

Нов / актуализиран ред в Google Spreadsheet -> нова задача в Paymo
  • Добавете файлове във вашите Paymo проекти директно от Google Drive (нативните интеграции)

С интеграцията на родния Google Drive на Paymo е лесно да добавяте файлове от вашата облачна директория към проектите си. Просто прикачете всеки файл / документ към проекта си, както бихте направили от физическия си диск. Можете също да го направите на ниво задача, за да запазите всички актуализации на задачите в контекста.

Добавяне на файлове от Google Drive към Paymo

3. Автоматизирайте проследяването на времето, прекарано за конкретни проекти, като използвате PaymoPlus

Измерването на времето, прекарано за конкретни задачи, може да ви помогне да оцените рентабилността на вашите проекти, да наблюдавате ефективността и да идентифицирате разсейващи дейности.

И въпреки че някои могат да използват проследяването на времето като форма на контрол и надзор, най-вече става въпрос за използване на данните, които събирате, и за начина, по който работите вие ​​и вашият екип.

С PaymoPlus можете автоматично да проследявате времето, прекарано в дейности, които извършвате на работния си плот, да се гмуркате с информация за уебсайтовете, на които прекарвате най-много време, или да разгледате задачите, които отнемат голяма част от деня ви.

PaymoPlus - автоматично проследяване на времето

Време за проследяване ръчно, в рамките на други приложения

Ако не искате автоматично да проследявате всички дейности и да ги извършвате по-ръчно, все пак можете да използвате приложението си за управление на проекти. Просто го направете по-удобно чрез свързване с други приложения.

Когато работите по проект, е много вероятно да не се отваря приложението ви за управление на проекти твърде често. Използвате много различни инструменти и ресурси, за да си свършите работата, особено ако сте дизайнер.

Защо да превключвате между различни приложения, за да проследявате времето, прекарано за определени задачи, ако можете да го направите директно от приложенията, които използвате в момента, като Adobe Creative Cloud?

Интегрирайки вашето приложение за управление на проекти Paymo, можете лесно да проследявате времето, прекарано за вашите дизайни в рамките на приложението Adobe. Няма нужда да прескачате между две различни приложения и да ги държите отворени на заден план.

Интеграция между Paymo <> Adobe

Как може да изглежда примерният процес?

  1. Започвате своя дизайнерски проект за един клиент в Adobe Illustrator.
  2. Отваряте Paymo Time Tracker в Adobe и започвате да проследявате време срещу задача.
  3. След като завършите дизайна, спирате часовника.
  4. Стартирате проекта за друг клиент в Adobe Photoshop и започвате да проследявате време за друг проект.
  5. Спирате часовника отново, когато приключите, и виждате обобщението на работното си време за конкретни задачи в разширението си за Paymo Adobe или в уеб приложението Paymo.

4. Справете се с фактурирането автоматично, като свържете приложението Grand Total

Сега, когато успяхте ефективно да проследявате времето си, е време да се погрижите за проблемите, свързани с финанси.

Имайки всички необходими данни и съхранявани в приложението ви за управление на проекти, наистина е лесно да се издават фактури автоматично, въз основа на потока на вашите проекти.

Можете да създавате фактури директно в Paymo, като използвате вградената функция за фактуриране и персонализирате конкретни елементи (като шаблони за фактури, валута, онлайн шлюзове за плащания, напомняния за забавяне на плащания и др.).

Фактуриране в Paymo

Ако обаче искате да обработвате фактури отделно, включително тяхната анализа, по-добре свържете приложението си за управление на проекти с допълнителен външен софтуер за фактуриране, като GrandTotal.

Каква е ползата? Получавате незабавен достъп до всички данни за фактуриране и плащания на едно място, така че да извлечете максимума от данните си, съхранявани в Paymo.

Анализ на фактуриране в GrandTotal

5. Поддържайте вашия екип актуализиран с изпуснати известия

Комуникацията е една от най-важните части на проекта. Струва си да се уверите, че вашият екип е в течение на всички промени, свързани с потока на проекта. Как да го направим?

Можете да изпращате обобщени имейли с актуализациите на проекта, които вероятно ще загубят голяма част от времето ви. Като алтернатива можете да автоматизирате работата си с известия, изпратени автоматично до вашия екип чрез специализирани канали за отслабване.

Как работи?

Актуализация на проекта в Paymo -> автоматично съобщение в Slack

Можете да използвате Zapier, за да зададете конкретни задействания, които водят до известия, които се появяват в слабите канали на проектите. След това всяка нова промяна в проекта, като новата задача, може автоматично да бъде изпратена до вашия екип чрез Slack. Няма повече имейли, няма по-постоянни въпроси и актуализации за промените. Вашият екип може да бъде актуален навсякъде, където са::

Автоматизирайте работния си процес, спестявайте време, ресурси и оптимизирайте начина, по който работите с проекти

Има няколко методологии за управление на проекти, които можете да използвате в процеса на работа с работата на вашите служители.

Без значение коя методология сте избрали, ще идентифицирате многобройни затруднения на проекта по пътя. Определете ги предварително и измислете начин да станете по-ефективни в начина, по който работите.

Използването на вградени интеграции ви дава възможност да оптимизирате много задачи чрез споделяне на данни между приложения на трети страни. И все пак не са ви нужни местни интеграции, за да го направите. Използвайки инструменти като Zapier, Integromat или PieSync, можете лесно да синхронизирате между много различни приложения с лесна настройка на конкретни задействания, което води до конкретни действия и трансфер на данни.

Възползвайте се от възможностите, които получавате от свързването на различни приложения, започнете да автоматизирате работния си процес и управлявайте проектите си по-ефективно с взаимосвързани SaaS приложения.

В picksaas ви помагаме да намерите софтуер на SaaS за разрастване на вашия бизнес.

Чатете с нас, следвайте ни в Twitter или се абонирайте за нашите седмични актуализации на софтуера на SaaS.

Първоначално публикуван в блога на Paymo.

Тази история е публикувана в най-голямото предприемаческо издание The Startup, последвано от 355 974+ души.

Абонирайте се, за да получавате нашите топ истории тук.