Как да напишете ефективен списък със задачи, за да постигнете продуктивност

Ако сте самостоятелен служител на свободна практика и работите от множество места - винаги мобилни и без възможност да напишете списък със задачи на масивна бяла дъска на стената над главата си - тогава тази статия е за вас.

Ако работите за себе си, за множество клиенти и проекти и трябва да управлявате времето си ефикасно и ефективно - тогава тази статия е и за вас.

И ако вече имате списък със задачи, но изпитвате дълбоко безпокойство, когато се сблъскате с масивно дълъг списък от задачи, които изглежда са по-дълги от страница и заплашват да заемат 26 от следващите ви 24 часа. Тук сме за вас.

Ако не можете да различавате между приоритет и маловажно и не знаете дали да почистите рибата или да изпълните това задание - тогава имаме и нещо за вас.

Тази статия е за списъци със задачи; за какво са предназначени, за какво да ги облека, как да ги напишат и как да свършат нещата.

Защо е важно да имате списък със задачи?

Целта на списък със задачи ще бъде различна за всички. Някои хора ще се нуждаят от структурата на списък със задачи, за да направят нещо за един ден, докато други хора се нуждаят от списъци с инструкции, за да избегнат отлагането и да губят време. Изискванията на всеки човек ще бъдат различни и трябва да разберете каква е целта на използването на списък със задачи.

Може да откриете, че няма нито една техника на списък със задачи, която да работи за вашите конкретни лични характеристики или работна ситуация. След като прочетете информацията ни за перфектните списъци със задачи, може да откриете, че е най-добре да комбинирате различни подходи - не се страхувайте да се адаптирате, докато продължавате и да разберете какво работи най-добре за вас.

Как трябва да запиша моя списък със задачи?

През годините изпробвах множество техники за записване на моите списъци със задачи, включително най-грешния метод за бележка след него, старателно стриктните методи за „записване на всичко“, онлайн приложенията / приложенията, базирани на телефона, и опростяващия „Сгънат лист с формат A4“ начин.

Не подценявайте силата на сгънато парче хартия. Дори и с уменията си за фино усъвършенстване на списъка със задачи - ако някога се затрупам с всичко, което трябва да направя, тогава получавам един лист A4 и го сгъвам в осем секции (наполовина, наполовина отново и - познахте го - една крайна крачка).

След това вземам сгънатия си лист хартия и пиша по един проект на всеки раздел. Под заглавието на проекта пиша следващото действие - какво трябва да правим по-нататък (повече за действия срещу задачи по-долу). Ако знам какво идва след това, ще продължа да записвам този списък, за да освободя мозъчното пространство.

След това изключвам всички приложения, програми, прозорци на браузъра, уверете се, че лист хартия е сгънат, така че да виждам само онзи проект, който съм избрал да работя в момента. Тогава продължавам.

Опитайте система за преносими компютри, базирана на списъци със задачи, и инвестирайте в висококачествен тефтер Rhodia и молив. Насладете се на администратора чрез прокси, като използвате красиви предмети, които са радост за използване.

Какви задачи трябва да включва списък със задачи?

Гуруто на пространството със задачи от над 20 години е Дейвид Алън. Книгата на Алън „Да свършим нещата“ беше основен компонент на милиони рафтове за книги през последните няколко десетилетия, докато хората се борят да се справят с натовареността си и търсят помощ за това как трябва да работи полезен списък със задачи.

Първи неща (GTD) разбиват цялата концепция на списъка със задачи на пет прости стъпки, които ще засегнем в тази статия. GTD Стъпка 1: Заснемане; събирай това, което има вниманието ти ...

Вземете всичките си доси на едно място

На едно място означава да изпразниш ума си. Започнете с голямо чисто физическо пространство - маса за хранене без нищо или площ на пода, която можете да използвате през целия ден. Ще правите купчини неща и ще ви трябва време и пространство, за да видите това до края.

Вземете всичко, което всъщност е предмет на работа, без да го осъзнавате. Купчината отворена поща, до която все още трябва да стигнете. Post-it отбелязва от бюрото, календара и купчината документи във вашата табла. Другата купчина документи във вашата друга табла. Съберете всичко това на едно място, готово за обработка.

Целта на този етап е да ви помогне да изчистите ума си и да се доверите на вашата задача. Не мога да подчертая достатъчно колко е важно да имате пълна и пълна вяра в системата си със списъци със задачи.

Подреди го

Стъпка 2 на GTD е изяснена; обработете какво означава. Това означава, че ще вземем всяко нещо, което трябва да се направи и да го присвоим на проект. Тогава ще се уверим, че нещото, което трябва да се направи, е действие.

Ако това не е действие, ние ще разрушим тази задача, докато не е действие.

Задачите трябва да започват с глагол. „Картичка за рожден ден за Партньор“ не е задължение в нашия свят. „Рожден ден на партньора“ е проект. След това задачите (действията) могат да бъдат:

  1. Проверете какво купих миналата година
  2. Проверете техния списък с желания в Amazon
  3. Проверете бележките на неща, които случайно са споменавали през цялата година, евентуално умишлено. (NB: винаги е добра идея да запазите списък с тези неща!)
  4. Отидете в града
  5. Купете картичка за рожден ден
  6. Купете подарък за рожден ден
  7. Купете опаковъчна хартия
  8. Ела вкъщи
  9. Пишете в карта
  10. Опаковайте подарък

Виждате ли как всяка задача започва с глагол? Това ни трябва, за да сме сигурни, че знаем какви действия да предприемем, когато вземем следващата задача.

Вземете всички неща в новото си място за колекция. Вземете няколко празни листа хартия и посветете всеки лист на един проект. Можем да работим върху кондензирането на това по-късно, но ако сте начинаещ GTD, първо ще трябва да практикувате!

Вземете всяко нещо от вашата купчина и го възложете на проект. Напишете задачата, която трябва да се свърши. Решете дали нещата / парчето поща и т.н. трябва да бъдат запазени, за да завършите тази задача. Ако нещото ще ви е необходимо, го поставете под основния лист на проекта си. Ако имате много резервни папки или пластмасови притежатели на документи, сега би било подходящо време да ги използвате. Ако нещата вече не са ви необходими - изхвърлете го.

В крайна сметка би трябвало да сте проправили пътя си през всичките купчини и вече трябва да имате страници и страници от хартия с проекти, задачи и действия. Сега как да го подредите в нещо, наподобяващо полезен списък със задачи?

Как да организирате списък със задачи?

Следващата стъпка зависи много от това коя система от списъци със задачи решите да използвате. Ако искате да опитате ръката си в система на хартиен носител, тогава не бихте могли да направите много по-добре, отколкото да платите $ 10 и да изтеглите ръководството на Allen за GTD на хартиени системи. За системите iOS и Android в магазина има ръководства за настройка на GTD.

Основното предизвикателство пред GTD системата е да се насочите към разделяне на действията, които сега сте изброили, от проектите, към които принадлежат. Това е частта, която изглежда най-много поляризира хората.

GTD Стъпка 3 е Организиране; поставете го там, където му е мястото.

В системата GTD сега присвоявате контекст на всяко действие. Например, всички действия, които трябва да бъдат завършени извън дома или офиса, ще бъдат маркирани с „errand“ или „@errand“. Всички действия, свързани с изпращането на имейл до някого, ще бъдат маркирани с „@mail“ или действията могат да бъдат маркирани с „@компютър“, ако искате по-малко списъци или не е нужно да изпращате достатъчно имейли, за да гарантирате, че те имат своя списък.

Всички задачи / действия също трябва да имат краен срок и по възможност начална дата. Всяко действие без датата на получаване получава допълнителния контекст „някой ден / никога“.

Всички действия сега са групирани по техния контекст и отделени от техните проекти. Това е странният бит за повечето хора, тъй като сега вероятно ще имате списъци, наречени имейл, обаждане, Errand, в града, в офиса, у дома и някой ден / никога. Вашият списък със задачи по имейл ще съдържа цял списък от имейли, които трябва да изпратите, които могат да бъдат напълно несвързани; имейли за застраховката на къщата ви, за новия работен проект, за сватбата на сестра ви, всякакви.

Целта на групирането на вашите задачи като тази е ефективността. Вие се грижите за действията си (Хенри Форд ще се гордее). Така че, когато седнете в програмата си за електронна поща, вие изпращате всички имейли, които трябва да изпратите с едно движение, и след това затворите програмата за електронна поща, преминете към следващия списък.

Неефективността на повечето хора се обуславя от прекалено често превключване на задачи.

Седмичен списък със задачи

Добре, усещаме, че сме прескочили масивна, важна част за това как всъщност изпълняваме задачите. Не се страхувайте, ще се върнем към това след секунда. Засега е важно да знаем, че тази система за задачи е динамична.

Това, което става в списък, не е задължително да стои там и нашите проекти и действия се променят редовно - така трябва да бъде и нашия списък. GTD Стъпка 4 е Reflect; преглеждайте често.

Колко често преглеждате списъците си зависи от вашите нужди и темпото на работа. Някои хора обичат да разглеждат списъците си в края на всеки ден, така че да „изтеглят“ всичките си мисли и да планират какво ще постигнат на следващия ден - блокирайте слотовете за резервации в календара си е горещ съвет за тази част също. Ако не разрешавате време за работа, тогава не позволявате време да успее.

Планирам 90 минути всеки петък следобед за „седмичен преглед“. Преглеждам всичките си списъци и се уверявам, че действията все още са необходими. Тъй като използвам решение за онлайн / приложение (Todoist.com), мога да осъществя всичките си действия както в списъци с проекти, така и в списъци с контексти, като използвам вградената система за маркиране. Това улеснява преглеждането през списъците, ориентирани към проекта и се уверете, че имам записани всички бъдещи необходими действия. След това прегледайте списъците с контексти и се уверете, че всичко има контекст срещу него (можете също да търсите по задачи, които нямат контекст за двукратна проверка)

Също така използвам инструмента на Todoist за изпращане по имейл, за да помогна във фазата на събиране, която споменахме по-рано. Тази функционалност в комбинация с подхода на Inbox Zero на Merlin Mann 2007 означава, че обработвам входящата си кутия и „Do, Defer“, „Delegate“ или „Delete“.

Ако ми трябват по-малко от две минути, за да завърша действието - Направете го.

Ако това ще отнеме повече от две минути, но все още се нуждае от това, отложете го - препратете имейла на моя имейл адрес на Todoist и го поставете направо в моя списък със задачи.

Ако има нужда от правене, но не непременно от мен, тогава го делегирайте на друг. Запомнете стойността на вашето време и ако не знаете стойността на вашето време - тогава нека го покрием в друга статия, друг ден.

Ако не можете да го направите, отложите или делегирате, вероятно това не е съществено или задължително. Затова го изтрийте. Бъдете брутални и поставете по-висока стойност на времето си, отколкото преди. Ако смятате, че може да се наложи в бъдеще и не можете сами да изтриете имейла, след това го архивирайте - но каквото и да се случи, не използвайте входящата си поща като място за задържане. Отсега нататък входящата поща е само пространство за обработка.

Как да направите нещата, като използвате списък със задачи

GTD Стъпка 5 е ангажиране; Просто направете. Звучи просто, нали? Истината е, че независимо от сложността на самото действие, ангажирането с тази задача трябва да е просто.

Тъй като сте следвали всички стъпки по-горе и сте преработили неясните си проекти в конкретни действия, базирани на глаголи, тогава знаете какво трябва да направите бързо.

Тъй като сте събрали своите задачи, можете бързо и лесно да плувате чрез подобни действия, защото те са контекстуално свързани - напр. Вие сте в своята програма за електронна поща и сте в режим на писане или защото сте в града и вече можете да извършите всички действия „в града“ с един мах.

Доверете се на списъка. Не мога да ти кажа колко е важно това. За да достигнете спокойно състояние на вниманието не е необходимо всичките ви задачи за деня да са приключили. Не, можете да постигнете внимателност, като знаете, че списъкът ви със задачи е възможно най-изчерпателен.

Ако знаете, че сте записали всяка възможна задача, която подскачаше във вътрешността на главата ви във вашата фантастична нова система от списъци със задачи, тогава можете да се отпуснете. Можете да се отпуснете, защото знаете, че всички следващи действия са седяли там, само чакат да вземете следващата група и да се пропуснете с тях.

Списък със задачи Управление на времето - Как да попълните списък със задачи?

Вие имате своя списък със задачи и имате своя GTD / Inbox Zero / 4Ds процес. Дестилирали сте всичките си проекти и задачи в действия, базирани на глаголи. Как можете най-добре да управлявате времето си за изпълнение на тези действия?

Различните подходи ще отговарят на различни индустрии, личности и проекти.

Временно блокиране

Блокирането на времето може да е най-добрият ви залог. Разделете деня си на подходящи блокове като блокове за фокусиране, административни блокове, социални блокове и блокове за възстановяване. Тази техника ви моли да разгледате естествения ритъм на деня си и да изберете кой блок е най-подходящ за вашето енергийно състояние.

Чувствам се най-креативното първо сутрин (преди да отворя имейлите си). Опитвам се да пиша по два часа всяка сутрин преди 9 часа сутринта, когато имейлите ми започват да се трупат и всички влизат в офиса. В този момент спирам това, което правя и се измивам, обличам се, закусвам късно и се подготвям за следващия блок работа - по-малко креативните и по-функционални задачи, които се нуждаят от изпълнение.

Можете също така Време да блокирате седмицата си с работа, разпределена на 4 дни и да си спестите 20% време, което да похарчите за страстни проекти. Важно е да нахраните душата колкото банковия баланс - може би бихте могли да използвате това време, за да се посветите на някои дългосрочни хазартни игри?

Който и начин да намалите времето, всички имаме еднаква сума. Затова се уверете, че целенасочено и умишлено прекарвате времето си разумно и не позволявате на задачите да се отклоняват, отбивайки долния приоритет в състояние на непрекъснато отлагане.

Помодоро техника

Техниката Pomodoro се основава на таймер и ритъм на работа-почивка-работа-почивка и т.н. Концепцията извън кутията е, че работите в продължение на 25 минути, след това принудителна почивка в продължение на пет минути, а след това обратно на работа за 25 минути. След третата 25-минутна работна секция почивате за 15 минути.

Винаги го мисля за версия на списък със задачи за управление на проекти на Sprint. Фокусирайте се върху едно действие и го изпълнете, след това върху следващото, когато таймерът премине. Спри се. Вземете малко време за мислене, питие, изпънете краката и след това се върнете към задачата, преди да имате време да се отегчите, разсеете или да направите още малко фъстъчено масло на тост.

Яжте жабата

Вместо време, блокиращо състоянията на ума, като творчество и фокус, бихте могли просто да ядете жабата; започнете с най-критичните задачи (MITs) и пропуснете през нея. Задайте таймер за края на този блок и след това преминете към следващата задача или съзнателно продължете първата. Само вие можете да знаете вашите приоритети и нужди във всеки даден ден.

резюме

Нито една система от списъци със задачи няма да работи за всички. Но опитайте двойка и изберете един. Или опитайте няколко и комбинирайте елементите, които работят за вас, в персонализиран, перфектен, продуктивен метод за изпълнение.

Запомнете, съберете всичко в една система, доверете се на системата, обучете се да разбивате неясни идеи в действия и ефективно да изпълнявате действията. Преглеждайте често. Успех.

Първоначално публикувано на www.anywheres.co на 11 октомври 2018 г.