https://unsplash.com/photos/wVjd0eWNqI8

Методът на Айзенхауер за предприемане на действия (как да разграничим спешните и важните задачи)

„Това, което е важно, рядко е спешно, а това, което е спешно, рядко е важно.“ - Дуайт Д. Айзенхауер

Повечето хора прекарват много от времето си в управление на „ситуации“ и „криза“. Те реагират на други приоритети. И се чувстват напълно изтощени от енергия всеки ден, без да постигнат нещо от истинско значение за тях. Времето се разпределя еднакво за всички. Но нашите избори разделят най-продуктивните хора от всички останали.

Дуайт Д. Айзенхауер е 34-ият президент на Съединените щати от 1953 г. до 1961 г. Преди да стане президент, той служи като генерал в армията на Съединените щати и като върховен главнокомандващ на съюзническите сили по време на Втората световна война. По-късно той стана първият върховен главнокомандващ на НАТО.

Дуайт вземаше трудни решения непрекъснато върху коя от многото задачи да се съсредоточи всеки ден. Това най-накрая го накара да измисли световноизвестния метод на Айзенхауер, който днес ни помага да приоритизираме по спешност и важност.

„Методът на Айзенхауер“ произтича от цитат, приписан на Дуайт Д. Айзенхауер:

„Имам два вида проблеми, спешните и важните. Спешните не са важни, а важните никога не са спешни. "

Това е полезен инструмент за управление на времето за свършване на нещата. Това е рамка за приоритизиране. Тя се фокусира върху радикално или крайно приоритизиране. Този прост модел ви помага да прехвърлите мисленето си към дългосрочно стратегическо планиране и производителност.

Много неща, които отнемат умствена енергия, губят време и рядко ви насочват към целите си, могат лесно да бъдат елиминирани, ако приложите принципа на Айзенхауер. Това е прост инструмент за вземане на решения, който можете да използвате в момента. Целта е да ви помогне да разберете дали действието е наистина необходимо.

Прекомерната невъзможност да управлявате ефективно времето си може да доведе до проблеми при започване, трудности при организирането и в крайна сметка до постижения.

Как да използваме метода на Айзенхауер

От метода на Айзенхауер можете да се възползвате само ако можете да се ангажирате да правите радикална категоризация на ежедневните си задачи. Този метод изисква да групирате своите задачи и дейности в четири приоритета.

  1. Задачите от приоритет 1 са спешни и важни.
  2. Задачите от приоритет 2 са важни, но не и спешни.
  3. Задачите от приоритет 3 са спешни, но не са важни.
  4. Задачите от приоритет 4 не са нито спешни, нито важни
Кредитна снимка: Jamesclear.com

Ето как можете да се справите със задачите си въз основа на принципа по-горе:

  1. Важен / Спешен квадрант се извършва незабавно и лично, напр. кризи, срокове, проблеми.
  2. Важен / не спешен квадрант получава крайна дата и се извършва лично, напр. взаимоотношения, планиране, отдих.
  3. Немаловажни / Спешни квадрант са делегирани, напр. прекъсвания, срещи, дейности.
  4. Неважният / неотложният квадрант отпада, напр. загуба на време, приятни занимания, дреболии.

Крайната цел на метода на Айзенхауер е да ви помогне да филтрирате шума от решенията си и да се концентрирате върху това, което наистина ви е от значение.

Изкуството на мъжеството описва това като "реактивно" или "отзивчиво:"

„Спешно означава, че дадена задача изисква незабавно внимание. Това са задачите, които викат „Сега!“ Спешните задачи ни поставят в реактивен режим, който е белязан от отбранителен, отрицателен, забързан и тясно фокусиран начин на мислене.

Важни задачи са неща, които допринасят за нашата дългосрочна мисия, ценности и цели. Понякога важните задачи също са спешни, но обикновено не са. Когато се фокусираме върху важни дейности, ние работим в отзивчив режим, което ни помага да останем спокойни, рационални и отворени за нови възможности. "

Ключови заведения

Ако сериозно се опитвате да подобрите управлението на времето си и производителността, първо се погрижете за най-важните и неотложни задачи. Правете ги през първите 90 минути от работния си ден, ако можете, като използвате правилото за първите 90 минути.

Прекарайте по-голям процент от времето си за задачи в първите два квадранта. Но не забравяйте да реагирате не само на задачи, които се нуждаят от вашето внимание, но и да свършите реалната работа. Планирайте работата и действията си предварително, преди следващия продуктивен ден. По този начин, когато се съсредоточите върху Приоритет I, можете да сортирате истинска работа.

Винаги трябва да имате начална дата и дата на завършване на задачите от Приоритет 2. Това ще ви помогне да изградите своя план / календар на дейностите предварително. В идеалния случай повечето от задачите ви трябва да бъдат приоритетни 2 задачи.

Ще се изкушите да отделите голяма част от времето си, сортирайки Приоритет 3, защото понякога задачите ще изискват вашето незабавно внимание, но не е задължително да ги вършите сами. Делегирайте повече, ако можете. В противен случай не отделяйте прекалено много време за задачи, които не напредват директно целите ви. Не позволявайте на другите да определят вашия приоритет. Преместете задачите към приоритет 4, ако не можете да ги делегирате.

Повечето задачи в Приоритет 4 не осигуряват реална стойност. Те са предимно загуба на време. Не се колебайте да пуснете определени задачи в Приоритет 4, ако те не ви приближат до визията или мечтата ви. Вместо да се стремите напълно да се освободите от неотложните и не важните задачи, опитайте се да отделите само много ограничено време за тях. 5% или по-малко от будните ви часове е добра цел.

Намирам, че използването на тази доста проста техника улеснява отделянето на задачите ми и прекарването на над 80% от времето ми в реална работа. Това ме кара да се съмнявам какво си струва да правя първо всяка сутрин.

Запомнете: Не става въпрос за събиране, а за довършване на задачи.

Ако сте харесали този пост, ще обичате Postanly Weekly. Това е БЕЗПЛАТНИЯ ми седмичен дайджест на най-добрите научно обосновани продукти и публикации за самоусъвършенстване от цялата мрежа. И най-добрите ми публикации за седмицата. Присъединете се към 8000+ читатели.

Абонирайте се за БЕЗПЛАТНИТЕ дайджести седмично тук!

Ето какво сте пропуснали!