Това е как да поставите фокус в работния си ден, част II

Вземете си време

Снимка от LUM3N на Unsplash

„Избирам да жертвам съня.“

Преди 12 години се гордеех с това твърдение. Нямаше да жертвам време със семейството си. Нямаше да жертвам времето, в което изпълнявах длъжността си председател на борда на възпитаниците на моя алма матер. И със сигурност нямаше да жертвам работата си.

Имах много хора, разчитащи на мен, за да съм аз, да запаля свещта в двата края, да давам и давам и давам от себе си.

Разбирате ли, бях важна.

Отзад, аз съм противоположната на гордост от това твърдение. Смущавам се

Бяхме в първата ни среща „лидерски кръг“. Компанията, за която работя, беше организирала тези малки групови сесии, ръководени от двама висши ръководители и населени с висок потенциален участник. Бях един от най-популярните. Представяхме се на групата и беше мой ред да восъчно нарцистично.

Дните прекарахме в срещи отзад, казах им, защото очевидно трябваше да присъствам на всичко. Бих делегирал някои от тези срещи, ако само имах някой, способен да делегира.

След това вкъщи за семейни задължения, където присъствието ми ясно се изискваше, дори да бях наполовина (в добър ден), защото умът ми беше другаде.

След това, след като децата бяха в леглото, а жена ми беше настанена с книга или последния епизод от „Анатомията на Грей“, щях да извадя лаптопа си. Девет до полунощ беше единственият път, в който наистина трябваше да свърша собствената си работа, аз им казах: „Затова решавам да пожертвам съня.“

Тогава щях да бъда в 6 сутринта на следващия ден, за да започна всичко отначало.

Нямам драматична история за „събуждане“. Не бях изплашен със здравето. Децата ми никога не са правили невинна забележка, която ме накара да преосмисля целта на живота си („Иска ми се да съм лаптоп, така че татко да ми обърне внимание.“). Не бях заплашен от развод.

За щастие, нямах нужда от това да се случи. Някак си с течение на времето просто осъзнах, че това е доста глупав начин за прекарване на времето и се заклех да го върна обратно.

Отне няколко години, за да стигна до момента, в който съм в момента. Четох книгите (Дейвид Алън „Почистване на нещата“ и „Дълбоката работа“ на Кал Нюпорт бяха най-полезни) и слушах подкастите (Мениджърските инструменти са най-добрите там). И аз прилагах техните съвети в опити и грешки. Запазих това, което работи за мен, и изхвърлих това, което не.

Системата, която имам днес, работи. Шестдесет часови работни седмици вече са много рядкото изключение (шепа годишно) вместо нормата. Аз съм вкъщи навреме, за да тренирам детски баскетболни отбори няколко нощи седмично. Аз присъствам на две или три срещи всеки ден, а останалата част от работния ми ден е посветена на фокусирани усилия за най-важните ми проекти - нещата, за които ми се плаща.

Аз съм по-малко заета и по-продуктивна.

Когато съм вкъщи, мога наистина да съм у дома. След като почти нощно време, работният ми лаптоп не е виждал кухненската ми маса повече от 3 пъти досега през 2018 г.

Съгласих системата си и как да стигна до долу. Това е доста проста и ясна комбинация от управление на календара и фокус. Няма абсолютно никаква наука за ракетата към това. Ако следвате тези стъпки, би трябвало да можете да стигнете до този момент за много по-малко време, отколкото за няколко години, които ми отне.

Стъпка 1 - Започнете да блокирате времето си

Ако сте като много работници, работещи със знанието, не можете да започнете този процес утре. Календарът ви вече е почти резервиран, часовете ви вече са посветени на приоритетите на други хора и нямате много контрол върху това как ще прекарате времето утре.

Така че ще започнете, като гледате 2-3 седмици в бъдещето. Погледнете календара си след 2-3 седмици и започнете да блокирате времето на парчета с продължителност поне 2 часа. Маркирайте ги „Фокусно време“. Опитът ми е, че 2 часа е вълшебното число - само с час, едва сега започвам да достигам максималните си нива на фокус, когато дойде време да се отдръпна от него.

Не е нужно да знаете точно върху какво ще се фокусирате през това време - това идва по-късно. За сега просто го насрочете. Уверете се, че този път се показва блокиран в календара ви, така че и другите хора на вашето работно място, които имат достъп, да виждат, че сте резервирани и недостъпни през това време.

Опитайте се да насрочите 16-20 часа на тези блокове през седмицата, което е равностойно на два пълни работни дни. Повторете това още седмица или две след седмицата, която току-що сте насрочили.

Стъпка 2 - Определете приоритетите си „дълбока работа“ за седмицата

Бързо напред към началото на седмицата, в което има блоковете на календара. В неделя вечер или понеделник сутрин (или винаги, когато вземете предвид началото на работната си седмица) отделете 30 минути, определяйки вашите най-важни 3–5 приоритета за следващата седмица.

Това трябва да бъдат задачи, които ще изискват значителни количества Фокусно време от ваша страна, за да завършите. Не разговори или срещи, които трябва да имате, не имейли, на които трябва да отговорите, а не срещи, които трябва да запазите. Работа по проекта - големите неща, за които получавате заплащане.

Първата ми седмица в годината, представена ви от Планировката за продуктивност на Intelligent Change.

Преценете колко време ще ви е необходимо, за да изпълните всеки от тези приоритети, и след това го удвоете. Това е вероятно колко време всъщност ще ви трябва. След няколко седмици ще станете по-добри в тази оценка и може да се наложи само да я умножите по 1,25 или 1,5.

Напишете тези приоритети и колко време ще отнеме. Можете да направите това в електронна таблица, приложение или с добър старомоден молив и хартия. Предпочитам Планировката за производителност на Intelligent Change - снимката е седмичната страница за планиране от първата седмица на тази година. Изброявам задачата и след това колко мисля, че трябва да отнеме. След това в полето "завършен" вместо отметка записвам колко време всъщност е отнело. Този цикъл за обратна връзка ми помага да се подобря в оценката на времето, въпреки че все още не съм много добра.

Стъпка 3 - Поставете приоритетите си във вашето фокусно време

Все още е неделя вечер / понеделник сутрин от първата ви седмица с насрочен ~ 2 дни Focus Time. Определили сте приоритетите си за седмицата и приблизително знаете колко време трябва да ви отнеме. Сега ще приспособите тези приоритети към Фокусното време, което сте планирали.

Започвайки с основния си приоритет, идентифицирайте блока или блоковете от време, които ще използвате. Променете заглавието на този запис в календара - не забравяйте, че току-що сте ги нарекли „Фокусно време“, когато сте ги насрочили - за да отразявате това. Например, моят запис в календара за моя основен приоритет по-горе ще гласи „Фокусно време - слайд на дървото на целта за Кендра“.

Повторете това, докато всичките ви приоритети не са поставени в блокове за фокусиране на времето и не преименувате тези записи в календара съответно.

Стъпка 4 - Бъдете напълно представени

Сега, когато имате определено време в календара си, за да присъствате напълно със собствените си приоритети, можете също така да присъствате пълноценно с приоритетите на други хора. Можете да се включите напълно в техните срещи или в дискусиите, които трябва да проведат с вас, за да „изберат мозъка ви“.

Не е нужно да се разсейвате от всички неща, които трябва да правите, защото имате достатъчно време, за да се съсредоточите върху тези неща. Можете да се съсредоточите върху това да дадете на другите това, от което се нуждаят от вас по време на тези други срещи и разговори, вместо да ги възмущавате тихо, за да ви откраднат времето.

По време на блоковете си Фокусно време направете всичко и всичко необходимо, за да премахнете разсейванията. Ако можете да работите на изолирано място далеч от колегите, направете го. Ако сте заседнали във ферма за кубици, сложете слушалки. Дори и да не слушате нищо на тях, това ще бъде визуална щека, която предпочитате да не се притеснявате.

Следвайте ръководството на Тим Ферис и поставете телефона си в самолетен режим.

И накрая, използвайте техниката Помодоро. Когато за първи път прочетох за него, реших, че е твърде просто да се работи. Тогава го опитах и ​​никога не съм поглеждал назад. Опитайте, и няма да направите нито едното, нито другото.

Моята производителност и производителност в работата никога не са били по-високи. И моето удовлетворение от работата и чувството за благополучие, както вътре, така и извън работата.

Не е нужно да бъдете всичко на всички Календарът ви може да ви служи вместо вас. И вероятно дори можете да получите цял нощен сън.

Щракнете тук, за част 1 от тази серия - Влезте в Inbox Zero в шест прости стъпки.