Ето как да определите приоритет на деня си

Когато списъкът ви със задачи е епичен и не знаете откъде да започнете

Снимка от Thought Catalog на Unsplash

Понеделник е сутринта и аз просто седнах на бюрото си в домашния си офис.

Главата ми бръмчи. Размишлявам над някои мисли за проект за корпоративен клиент от вчера следобед. Слушах подкаст, който ми даде няколко страхотни идеи относно стратегия за техния бизнес. Нямам търпение да сглобя някои числа, за да видя дали има смисъл.

Вчера получих и имейл от друг корпоративен клиент. Клиентът ме помоли да разширя настоящия им проект в две нови области. Но явно беше изпратен имейл по телефона им посред нещо друго. Затова се съгласихме да поговорим тази седмица, за да определим обхвата и цените на тези допълнения. И трябва да събера мислите си за това, преди да говоря с него.

Плюс това имам да пиша и седмичен бюлетин, който да взема заедно. И в края на месеца фактури за изпращане. Работя от клиентски офис по цял ден утре и трябва да намеря най-доброто използване на времето си, докато съм там. И имаме проблеми с налягането на водата в нашата къща. Нуждаят ли се децата ми от срещи за подстригване тази седмица? И защо кучето ми мирише толкова странно?

Всички тези елементи се чувстват както спешни, така и важни. Но кои са приоритетите? Откъде да започна? Къде да се съсредоточа?

Написал съм доста сума за това как планирам и планирам дните си. Как успокоявам тревожността си в моменти като това, като записвам нещата и ги поставям в календар. Поддържам физическото си представяне на деня на бюрото си, за да мога да го отнасям всеки път, когато започна да изпада в паника, че нямам достатъчно време.

Но понякога наистина нямам достатъчно време да направя всичко от списъка си. Понякога знам, че никога няма да стигна до всичко, поне не днес. Но ако не давам приоритет, ще свърша в много посоки. И ще имам това притеснение в гърба на съзнанието си през целия ден - това ли трябва да правя?

Така че знам, че трябва да дам приоритет.

Приоритизирането е трудно. Защото значението на някои задачи е по-голямо от интереса ми да ги изпълнявам. Това, което искам да направя в момента, е да започна работа по тази потенциална нова бизнес стратегия за един клиент. Това е най-интересното Но дали това е най-важното?

Ето три неща, които правя, за да разбера това.

Измислете „темата“ на моите приоритети за деня

Вид на неудобен начин да го опишем. Но всеки ден има различна тема за мен. Понеделник е денят, в който имам най-непрекъснатото време за работа на бюрото си. Така че всичко, което се нуждае от концентрация и / или Excel или Powerpoint, дава приоритет на този ден.

Както споменах, по-голямата част от деня във вторник работя в офис на корпоративен клиент. Това естествено е фокусът ми върху онези дни. Сряда и четвъртък са, когато правя по-голямата част от разговорите си - с отделни клиенти, доставчици и потенциални нови партньорства. Така че телефонните разговори са това, което приоритизирам в онези дни.

В петък се старая да не работя, ако изобщо е възможно. Затова грижи за себе си, грижа за дома, грижа за деца, грижа за кучета. Това са всички приоритети за петък над всичко друго.

Обратно към днес. Знам, че фокусът ми трябва да е върху създаването и производството. Така че писането и създаването на някои финансови модели би имало смисъл за днес. Разговорът с клиента, който ми изпрати имейл през уикенда, не отговаря на приоритетите на деня. Ще му изпратя имейл и ще определя време за разговори в сряда, когато вече ще прекарвам голяма част от деня си по телефона. В противен случай ще отложа работата по този проект за днес.

Това отнема едно нещо от списъка, но все още имам много други неща. И така, за следващата ми стъпка:

Решете кои задачи ще ме доближат до целите ми

Все още имам доста дълъг списък. И отново; Сърбя, за да направя този забавен лъскав нов анализ тази сутрин. Но дали ще ме доближи до целите си?

Когато сканирам списъка си, знам, че една скучна задача трябва да излезе на първо място. Настройване на месечни фактури, които да бъдат изпратени утре. Утре е последният ден от месеца, но няма да бъда в домашния си офис. И изпращане на фактури незабавно в края на всеки месец ме приближава към целите ми по два начина. Първо, искам моят бизнес да поддържа репутацията си на точен и организиран. Докато голяма част от това, което правя, не е свързано пряко с „производителността“, то е заложено в това, което предлагам за клиентите. И ако искам да поддържам клиентите си щастливи и да развивам бизнеса си, трябва да поддържам тази репутация. Това означава да изпращате навременни, точни и точни фактури. Второ, разбира се, искам да получа заплащане за моя упорит труд. И това няма да стане без фактури. Така че, дори и да не е интересно, това определено е приоритет за деня.

Подготовката за деня на моя клиент утре също е важна, по подобни причини. Обичам да съм подготвен преди да вляза в срещи. Това прави времето с клиента най-продуктивно и това е важно за мен. Няма да отнеме много време, но трябва да го направя днес.

Гледам всяка останала задача в списъка и решавам да използвам един и същ мисловен процес.

Решете кои задачи могат да изчакат

От другата страна на спектъра са задачите, които се чувстват неотложни, но не са толкова важни. И децата ми се нуждаят от подстригване. Как става така, че косата на младите момчета расте толкова бързо? Но това не е приоритет, поне не за днес. Имам още няколко задачи като тази - обадете се на водопроводчик, докарайте кучето да се къпе. Те висят над мен от известно време, но не са важни за днес. Мога да заделя около 30 минути в края на деня (или дори след вечеря), за да планирам тези дейности за петък. Това е идеалният ден за всичко това.

И вече отложих този друг корпоративен разговор до сряда. Защото знам, че това е важно, но не и приоритет за днес.

Вижте какво е останало в списъка

След като разгледам списъка си, виждам какви са приоритетите ми за днес. Фактури. Писане. Подготовка за утрешните срещи. И ура! Има време за този забавен анализ днес. Имам нужда от малко непрекъснато време на бюрото си за това. Все още ще имам време в деня си след всичките си други приоритети, а днес е подходящият ден тази седмица да върша такъв вид работа.

Отдавна давам приоритет по този начин. Така че за по-малко от 30 минути измислих план за атака за деня си и груб контур за седмицата си. И от тук влагам всичко в дневния си календар и знам точно какво трябва да правя и кога. И знам, че има най-голям смисъл за моя ден.

Нито една система не е перфектна и винаги се появяват изненади. Но не можеш да си перфекционист в плана си. Ако успея да изпълня 80% от това, знам, че всяка седмица постигам голям напредък. И правя това веднъж, в продължение на 30 минути, в началото на седмицата (и след това преглеждайте за кратко всяка сутрин). И не е нужно да мисля за това отново. Това създава пространство в главата ми, за да се съсредоточа върху задачата, която се намира върху вас, независимо дали е фактуриране или финансов анализ. Не бива да се притеснявам в съзнанието си дали това, което аз "предполагам" правя. Решението вече беше взето.

След като го направя, както казаха в песента „(Имаш) сърце“ през 50-те години:

Няма нищо в това, но да го направим.

Разберете как вашето мислене ви възпира да постигнете целите си. Вземете теста: www.debknobelman.com/quiz